Kirjoitettu: 26.4.2024
Ratkomme ongelmia jatkuvasti joka päivä, jopa huomaamattamme. Ongelmanratkaisu on luonnollinen, usein myös intuitiivinen tapa kohdata maailmaa. Se on aivoihimme sisäänrakennettu kognitiivinen prosessi, jonka avulla hahmotamme kaikenlaisia vastaantulevia tilanteita. Prosessin avulla tunnistamme ja luokittelemme erilaisia asioita, analysoimme tilanteita, hahmottelemme ja arvioimme monenlaisia ratkaisuvaihtoehtoja ja teemme päätöksiä vaihtoehtojen välillä.
Monet arkiset tilanteet ovat ongelmanratkaisua pähkinänkuoressa, kuten vaikkapa aamuinen valinta pukeutumisesta. Ongelmanratkaisun tyypillinen kaava on:
- Asian tunnistaminen: Tänään on työpäivä, miten pukeudun?
- Ongelman/tilanteen ymmärtäminen: Minkälainen päivä on tiedossa? Pidänkö etäpäivän? Onko edustustilanteita? Olenko sisällä vai ulkona? Minkälainen säätila ulkona on?
- Mahdollisten ratkaisujen hahmottaminen: Tiedossa tavallinen päivä toimistolla, mutta ulkona sataa, eli tarvitsen sateenkestävät ulkovaatteet.
- Vaihtoehtojen punnitseminen: Menenkö autolla, pyörällä, julkisilla? Tarvitsenko kumisaappaat tai sateenvarjon?
- Parhaan vaihtoehdon valinta: Bussipysäkki on vieressä, en tarvitse sadetakkia, mutta sateenvarjo on hyvä ottaa mukaan.
- Ratkaisun toteuttaminen: Pukeudun päivää varten ja lähden liikkeelle.
- Onnistumisen mittaaminen ja arviointi: Sukat pysyi kuivana!
- Tarpeellisia muutoksia jatkossa: Ohuemmat käsineet huomenna mukaan.
Esimerkin arkinen ongelmanratkaisuprosessi on todellisuudessa hyvin nopea ja alitajuisesti toteutuva. Se osoittaa kuitenkin hyvin sen, että ratkomme ihan koko ajan hyvin monenlaisia ongelmia – usein juuri kaavamaisesti – täysin huomaamattamme.
Analyyttinen ajattelu, kriittinen lähestymistapa ja luovuus ovat aina läsnä ongelmanratkaisussa. Ne ongelmat, jotka nousevat tajuntaamme, ovat monimutkaisempia, isompia ja raaputtavat tiensä ulos alitajunnan tasolta. Arjessa tällaisia ongelmia tulee vastaan kaikkialla, etenkin työelämässä, jossa ratkomme ongelmia usein yhdessä muiden kanssa. Tiimin yhteinen ongelmanratkaisu ei sinänsä eroa oman arjen pienistä pulmista. Yhteisessä ongelmanratkaisussa kuitenkin yhdistetään tiimin jäsenten osaamista, ammattitaitoa ja erilaisia näkökulmia ja ajattelutapoja. Oli kyseessä sitten uuden innovointi, vanhan kehittäminen tai jumiutuneen tilanteen aukaiseminen, tiimin yhteinen ongelmanratkaisu tarvitsee yhteistä aikaa ja ajattelua tavoitteen saavuttamiseksi.
Myös fasilitoinnin näkökulmasta ongelmanratkaisu on työelämän peruskauraa. Fasilitoijan tehtävänä ongelmanratkaisutilanteissa on vahvistaa tiimin kommunikaatiota, tukea yhteistyötä, luoda turvallinen tila, jossa uskalletaan ajatella ja tehdä, sekä tukea sitoutumista valittuihin jatkotoimiin ja tavoitteisiin. Ongelmanratkaisuun löytyy lukemattomia menetelmiä ja olemme kirjoittaneet niistä aiemmin blogissamme. Kokosimme niitä tähän eri näkökulmista:
- Ongelmanratkaisua palavereissa – Voimakenttä
- Ongelmanratkaisun alkupiste – Mittaa lämpötila
- Ongelmanratkaisun nykytila – Pikaretro
- Ongelmanratkaisun jatkotoimet – Halkaise omena
- Ongelmanratkaisun päätöksentekoa – Hyvä kompromissi
- Ongelmanratkaisun viimeistelyvaihe – Oppimismatriisi
- Monipaikkaisen ympäristön ongelmanratkaisu – Hybrididialogi
- Ongelman hahmottaminen – Piirrä ongelma
- Luova ongelmanratkaisu – Entä jos?
Ongelmia on monenlaisia, niistä jokaisen ratkaisu vaatii alkuun ymmärrystä ja hahmotusta. Siksi valitsimme tähän ylläolevista Pikaretron ongelman kartoitukseen.
Kartoita nykytilanne – Pikaretro
Onnistuneen ongelmanratkaisun lähtökohtana on tiimin kyky ymmärtää nykytilannetta. Jokaisella ryhmän jäsenellä on oma käsityksensä siitä, missä mennään. Ketterä tiimi kartoittaa yhdessä olemassa olevaa ja luo uutta. Tilannekuva ja ratkaisut ongelmiin rakennetaan yhdessä.
Pikaretro on menetelmä, jonka avulla ongelmia tunnistetaan yhdessä. Se sopii hyvin asiantilan nopeaan arviointiin. Tarvitset vain fläppipaperia ja kyniä!
- Valmistele ensin fläpeille kysymykset. Otsikot voivat olla esimerkiksi:
- Mikä on mennyt hyvin / mikä olisi voinut mennä paremmin?
- Mitä tulisi pitää / muuttaa / lisätä?
- Mistä olemme ylpeitä / pahoillamme?
- Pyydä osanottajia ensin pohtimaan itsenäisesti ajatuksiaan aiheesta ja kirjaamaan niitä omaan paperiin. Anna aikaa n. 3–5 minuuttia.
- Pyydä osallistujia kertomaan kaikille ajatuksiaan ja kirjaa niitä soveltuvaan fläppiin.
- Kun uusia ajatuksia ei enää nouse, pyydä ryhmää keskustelemaan siitä, mitkä 2–3 asiaa olisivat tärkeimpiä ratkaistavia asioita.
- Tästä voi tarvittaessa jatkaa eteenpäin jollain ongelmanratkaisuun soveltuvalla menetelmällä.
Ongelmanratkaisun menetelmiä löytyy kaikista Ideapakoista. Hyvä menetelmäpaketti fasilitointiin ja ongelmanratkaisuun on Ketterän fasilitoinnin Ideapakka. Suosittelemme pakkaa kaikille ketterien tiimien vetäjille, Scrum Mastereille ja Product Ownereille, tietotyön fasilitaattoreille sekä Agile Coacheille.