Kirjoitettu: 22.3.2024

Kokoukset, palaverit ja erilaiset yhteiset tuumaustalkoot ovat työelämän tuttuja, jatkuvasti toistuvia rutiineja. Palavereita pidetään kaikenlaisista aiheista, joissa on tarve kutsua tiimi koolle. Oli kyse sitten tiimin aamupalaverista tai projektin kuukausittaisesta kokouksesta, tilanteeseen liittyy paljon samoja, tuttuja elementtejä toteutuksesta riippumatta.

Kokouksiin osallistuminen nykypäivän työelämässä on monimuotoista. Voimme istua palavereissa naamatusten, etänä tai hybridinä. Maantieteellisellä sijainnilla ei ole väliä ja tiimit voivat toimia globaalistikin hajautettuina. Joskus tilaisuudet ovat myös eriaikaisia, eli osallistujat osallistuvat tilaisuuteen omien aikataulujensa mukaisesti ja osa kokouksen sisällöstä muodostetaan silloin, kun omaan kalenteriin parhaiten sopii.

Hyvä ja onnistunut kokous on hyvin suunniteltu ja aiheeltaan sopivasti rajattu. Kokouskutsut on lähetetty ajoissa ja osallistujilla on ymmärrystä tapaamisen tavoitteista, käytetyistä työkaluista ja osallistumisen tavoista. Kokoukset ja palaverit voivat mennä monella tapaa myös pieleen: kukaan ei vedä palaveria; keskustelu on hyvää, mutta kukaan ei tee muistiinpanoja; tai mitään ei viedä käytäntöön saakka. Osallistujien kannalta tympein tilanne on se, että kokoustetaan kokoustamisen vuoksi. Jos asialistalla ei ole mitään käsiteltävää, miksi kutsua porukka edes koolle? Joskus käy niinkin, että osallistuja ei välttämättä itse edes ymmärrä, miksi on kutsuttuna mukaan ja mitä täällä tekee.

Kokouksissa ja palavereissa on paljon mahdollisuuksia fasilitoinnille. Olemme keränneet tähän blogiin aiempia kirjoituksiamme hyvistä menetelmistä parantaa kokousten onnistumista:

Jos yksi pitäisi nostaa yli muiden, alla oleva IDOARRT on hyödyllinen työkalu kokousten ja palaverien osana. Se on joko muistilista etukäteen tai tarkistuslista palaverin aikana. Pidä huoli IDOARRTin elementeistä, niin pidät hyvää huolta osallistujista!

IDOARRT

IDOARRT on muistilista palaverien ja kokousten suunnitteluun ja järkevään toteuttamiseen. Menetelmää voi käyttää sekä etä- että lähikokouksiin ja sitä voidaan soveltaa myös hybridikokouksiin, joissa osa porukasta osallistuu etäyhteyden kautta. IDOARRT:n avulla voidaan kirkastaa palaverin tarkoitusta, rakenteita ja tavoitteita. Menetelmä lisää osallistujien motivaatiota ja ymmärrystä palaverin tavoitteista ja sitä kautta lisää heidän sitoutuneisuuttaan yhteiseen tekemiseen ja tavoitteisiin.

Hyvän palaverin akronyymi IDOARRT muodostuu kuudesta osasta, joita käydään palaverin aluksi läpi:

  1. Intention, eli kokouksen tarkoitus – miksi ihmiset ovat kerääntyneet yhteen.
  2. Desired Outcomes, eli tavoitteet – mitä halutaan saavuttaa ennen tapaamisen loppua.
  3. Agenda, eli millä tavoin päästään kohti tavoitetta.
  4. Roles, eli kokouksen roolit – esim. kirjuri, fasilitaattori, puheenjohtaja yms., sekä millä tavalla palaveriin osallistutaan.
  5. Rules, eli minkälaisia sääntöjä ja osallistumisen tapoja halutaan kokouksessa tehdä. Nämä voi liittyä myös välineisiin, kuten läppäreihin ja puhelimiin yms.
  6. Time, eli kauanko palaveri kestää, mihin mennessä se loppuu ja kuinka usein pidetään taukoja.

Palavereissa voi kokeilla erilaisia rakenteita, mutta muista sisällyttää kaikki osaset mukaan. Voit myös lähettää IDOARRT:n osallistujille ennen kokousta osittain täytettynä ja pyytää heiltä kommentteja ja parannuksia. Näin osallistat ja sitoutat heitä palaveriin jo ennen varsinaista tapaamista.

Kokouksiin sopivia menetelmiä löydät kaikista Ideapakoista, mutta jos kaipaat erityisesti aihepiiriin kehitettyä työkalua, löydät Verkkopuodistamme räätälöidyn pakan Kokoukset ja palaverit.