Hyvässä kokouksessa ja näpsäkässä palaverissa on fiksun agendan lisäksi selkeät roolit. Tyypillisiä rooleja voi olla esim. koollekutsuja, kirjuri-sihteeri ja joku, joka pitää huolen prosessista kokonaisuutena eli aikataulusta ja päätöksistä.

Yhdistyksessä kokouksia vetää luonnollisesti yhdistyksen puheenjohtaja, yrityksissä tiiminvetäjä ja projekteissa taas projektipäällikkö tai muu vastuullinen. Vanhanmallinen kokous koostuu esityslistasta, jossa jokaisella kohdalla on esittelijänsä ja hänen alustuksensa perusteella tehdään päätöksiä. Kuulostaa aivan oppitunnilta ennen vanhaan, kun luennointi oli yksisuuntaista ja pakotettua tiedonsiirtoa.

Liian usein yksi ja sama henkilö on vastuullinen sekä kutsumaan kokouksen että tekemään muistiinpanot ja jatkosuunnitelmat. Joskus se voi olla jopa tehokkainta, mutta yleensä se kuormittaa turhan paljon yhtä, eikä sitouta muita osallistujia sisältöön saati päätöksiin. Nimeämällä kokoukselle tai palaverille oman fasilitaattorin, voidaan välttyä näiltä haasteilta. Fasilitoivalla työotteella luodaan yhteistä ymmärrystä ja sitoutetaan kaikki tehtyihin päätöksiin.

Kouluttamassa @janiturku kans #palvelumuotoilu #fasilitointi #100ideaa #ideapakka #groanzone

A post shared by Mervi (@mervirauhala) on

Pienellä vaivalla kokouksella voisi olla oma fasilitaattorinsa kutsujan ja puheenjohtajan apuna, jolla on osaaminen toiminnallisista ja osallistavista työtavoista. Kokouksen fasilitaattori voi keskittyä kokouksen asioiden läpikäyntiin erilaisin fasilitoinnin keinoin, samalla kun esimerkiksi sihteeri ja puheenjohtaja voivat keskittyä omiin rooleihinsa. Osallistavat menetelmät voivat olla kokouksen ja osallistujien kannalta hyvinkin pieniä muutoksia ja silti osallistumisen kokemus on mielekäs:

  • Kysytään osallistujilta, mitä haluaa tästä palaverista (esim. Me-We-Us tai minuuttikierros)
  • Tehdään päätöksistä selkeitä ja läpinäkyviä (Parkkipaikka fläpille)
  • Luodaan päätöksille aikataulua ja prioriteettia (esim. tiekartta)
  • Opitaan käydystä palaverista mikä toimi ja mitä tehdään eri tavalla seuraavan kerran (loppuun +/Delta)

Vastaavia fasilitoinnin menetelmiä voit löytää esimerkiksi pakoista Fasilitointi & Ideointi, sekä Radikaali fasilitointi.

Osallistavilla menetelmillä kokouksesta tulee elävämpi ja monesti myös inspiroivampi. Varoitus, tämä saattaa muuttaa työkulttuuria!

Perjantai-idea on blogin vakituinen kategoria. Kerran viikossa esittelemme erilaisia ideoita ja menetelmiä ja niiden sovelluksia.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *