Ideaperjantai: Progressiiviset kokoukset

Kirjoittanut Jani Turku

Fasilitointi on paljon muutakin kuin työpajatyöskentelyä. Tässä kuussa perjantaisin tutustutaan erilaisiin fasilitoinnin menetelmiin, joita voidaan hyödyntää parempien palaverien ja kokousten aikaansaamiseen.

Otetaan käyttöön välitunti. Tällöin palaveri saa kestää vain 45 minuuttia ja sitä seuraa 15 minuutin välitunti, jolloin on aikaa ehtiä seuraavaan palaveriin, hoitaa kiireinen puhelu tai sähköposti tai käydä vessassa ilman, että seuraava palaveri häiriintyy. Toinen fasilitointikeino on pakollinen agenda, eli kokoukseen ei tarvitse tulla, jos sille ei ole toimitettu esityslistaa. Tämä voi tuntua aluksi brutaalilta, mutta pian oppii kutsumaan koolle kunnollisia kokouksia kun pari kertaa käy niin, etteivät asianomaiset ilmesty paikalle esityslistan puuttumisen takia. Tätä ehdotettiin taannoin Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion Työkirjassa (WSOY) ja sitä kokeiltiin ainakin IBM:llä.

Itse esityslistaa voidaan palaverissa käsitellä usealla tapaa. Perinteinen tapa on mennä esityslistalla eteenpäin järjestyksessä kokoustekniikan voimin, jolloin kaikki osallistujat ovat paikalla saman ajan. Vaan mitäs jos tehtäisiin progressiivinen agenda, eli ensin käsitellään kaikkia koskevat asiat ja edetään suurinta osaa koskevista asioista kohti niitä, jotka koskevat vain pientä osaa. Kun oma osuutesi on ohi, saat lähteä palaverista. Tämä voi tarkoittaa sitä, että voit poistua jo 12 minuutin kohdalla, kun siirrytään kohtaan neljä.

Vielä edistyneempi tapa muodostaa agendoja ja kutsua palavereja, on elävä dokumentti. Tähän voivat kaikki halukkaat lisätä asioita ennen palaveria, ja palaverissa sitten käsitellään ne asiat, jotka ovat relevantteja osallistujille. Riskinä tietenkin on, että sinulle tärkeää asiaa ei kannata kukaan muu ja agenda elää. Tämä on muunnelma Lean Coffee -menetelmästä, jossa tiimipalavereita pidetään kirjoittamalla asiat liimalapuille ja tukkimiehenkirjanpidolla karsitaan käsittelyyn ne, jotka resonoivat eniten osallistujissa.

Perjantai-idea on blogin vakituinen kategoria. Kerran viikossa esittelemme erilaisia ideoita ja menetelmiä ja niiden sovelluksia.

Löydä lisää kokouksiin sopivia fasilitointimenetelmiä Kokoukset ja palaverit -ideapakasta!