Kirjoitettu: 16.4.2021

Palaverit ja kokoukset ovat tietotyön peruspalikoita. Niissä kokoonnutaan yhteen tiimin kanssa työstämään projekteja, luomaan uutta, tsekkaamaan edistymistä, hakemaan näkemyksiä, jakamaan tietoa ja kohtaamaan ongelmatilanteita. Palavereita mahtuu viikkoon monia ja ne ovat sisällöltään vaihtelevia. Hyvät palaverit edistävät tiimin tekemistä, antavat uusia ideoita, kohdistavat tekemistä oikeaan suuntaan ja motivoivat työntekijöitä. Huonot palaverit puolestaan latistavat jaksamista ja aiheuttavat kyllästymistä jatkuviin palavereihin, jotka tuntuvat vain vievän aikaa varsinaiselta työnteolta.

Huonosti fasilitoidut palaverit eivät pahimmassa tapauksessa tunnu oman työn kannalta järkeviltä. Ne stressaavat ja aiheuttavat kalenteriin pitkiä pätkiä hukattua aikaa. Muut työt kärsivät, kalenterista on vaikea löytää aikaa luovalle työlle ja huonon kokouksen aiheuttama väsymys saattaa latistaa työtehoja silloinkin, kun olisi aikaa ajatella.

Huonoihin palavereihin ei onneksi tarvitse jumiutua. Fasilitointi auttaa rakentamaan palavereista onnistuneita, motivoivia ja osallistujille mielekkäitä. Palaveria fasilitoidessa on hyvä suunnitella etukäteen palaverin tarkoitusta, eli miettiä sitä, miksi palaveri ylipäänsä järjestetään. Taustalla olevan merkityksen kirkastaminen auttaa pitämään palaverin alusta loppun asti mielekkäänä ja pysymään asian ytimessä. Hyvän palaverin fasilitointi ei ole rakettitiedettä, mutta se vaatii aiempien ongelmien tiedostamista ja halua parantaa tiimin kokouskulttuuria. Palaveria fasilitoitaessa kullan arvoinen apuväline on IDOARRT, joka on yksinkertainen muistilista kokouskäytäntöjen parantamiseksi.

IDOARRT

IDOARRT on muistilista palaverien ja kokousten suunnitteluun ja järkevään toteuttamiseen. Menetelmää voi käyttää sekä etä- että lähikokouksiin ja sitä voidaan soveltaa myös hybridikokouksiin, joissa osa porukasta osallistuu etäyhteyden kautta. IDOARRT:n avulla voidaan kirkastaa palaverin tarkoitusta, rakenteita ja tavoitteita. Menetelmä lisää osallistujien motivaatiota ja ymmärrystä palaverin tavoitteista ja sitä kautta lisää heidän sitoutuneisuuttaan yhteiseen tekemiseen ja tavoitteisiin.

Hyvän palaverin akronyymi IDOARRT muodostuu kuudesta osasta, joita käydään palaverin aluksi läpi:

  1. Intention, eli kokouksen tarkoitus – miksi ihmiset ovat kerääntyneet yhteen.
  2. Desired Outcomes, eli tavoitteet – mitä halutaan saavuttaa ennen tapaamisen loppua.
  3. Agenda, eli millä tavoin päästään kohti tavoitetta.
  4. Roles, eli kokouksen roolit – esim. kirjuri, fasilitaattori, puheenjohtaja yms., sekä millä tavalla palaveriin osallistutaan.
  5. Rules, eli minkälaisia sääntöjä ja osallistumisen tapoja halutaan kokouksessa tehdä. Nämä voi liittyä myös välineisiin, kuten läppäreihin ja puhelimiin yms.
  6. Time, eli kauanko palaveri kestää, mihin mennessä se loppuu ja kuinka usein pidetään taukoja.

Palavereissa voi kokeilla erilaisia rakenteita, mutta muista sisällyttää kaikki osaset mukaan. Voit myös lähettää IDOARRT:n osallistujille ennen kokousta osittain täytettynä ja pyytää heiltä kommentteja ja parannuksia. Näin osallistat ja sitoutat heitä palaveriin jo ennen varsinaista tapaamista.

IDOARRT:n alkuperä on tuntematon, menetelmän ilosanomaa levittää ainakin Hyper Island!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *