Kirjoitettu: 30.4.2021

Miten fasilitoit hyvän palaverin? Kirjoitimme toissa viikolla Ideaperjantai-blogissamme hyvän palaverin aakkosista. Viime viikolla annoimme vinkkejä etäpalaverin fasilitointiin. Tällä viikolla käsittelemme hybridipalaveria fasilitointia.

Hybridipalaveri on sekapalaveri, jossa osa osallistujista kokoustaa –  usein samassa tilassa – lähiyhteydellä ja osa on mukana etäyhteydellä. Toisin sanoen: osa porukasta on naamatusten ja osa etänä ruudun välityksellä. Osallistumistapojen erilaisuus tekee hybridipalaverista hieman monimutkaisemman tapahtuman järjestää, mutta hyvällä fasilitoinnilla saat sen onnistumaan.

Hybridipalaverin haasteet huomaa parhaiten silloin, kun palaveri tökkii tai epäonnistuu: Kasvokkain kokoustavat dominoivat keskustelua ja etäyhteyden välityksellä osallistuvat jäävät kuunteluoppilaan rooliin. Palaverin agenda on epäselvä tai osallistujat eivät pysy kartalla missä kohtaa asialistassa mennään. Pahimmassa tapauksessa tekniikkakin pettää, eikä etäilijät kuule lähiosallistujien keskustelua.

Fasilitoimalla palaverin minimoit sen tehottomuutta. Hyvässä etäpalaverissa kannattaa miettiä tekninen toteutus hyvissä ajoin – lähipalaverin äänentoisto kuuluu ja siihen osallistuvista näkyy videoyhteys etäosallistujille. Parhaaseen tulokseen pääsee kunnollisilla tilamikrofoneilla ja kameralla, joka kuvaa kokoustilaa. Monissa paikoissa on käytössä ja testauksessa laajakulma- tai jopa 360 asteen kameroita.

Testaa laitteistoa etukäteen, samalla kun testaatte valittua etäyhteysalustaa. Luo selkeä agenda tai tee jaettu työpohja, jonka lähetät osallistujille etukäteen. Niiden avulla saat osallistujat sekä sitoutettua palaveriin etukäteen että pidät heitä kartalla kokouksen kuluessa. Noudattakaa palaverin kuluessa työvaiheita ja muista viestiä selkeästi missä vaiheessa mennään.

Muista etäosallistujat palaverin aikana. Kun pyydät kommentteja asiaan, ota näkökulmia ensin etäosallistujilta. Jos jaat osallistujia pienryhmiin, kohtele etäosallistujia yhtenä ryhmänä ja anna heidän jutella keskenään. Pidä lähiosallistujat omana ryhmänään tai jaa heidät tarvittaessa pienempiin osiin. Näin keskustelu ja tekeminen on sujuvampaa kaikille!

Hybridipalaverin tsekkilista

  1. Lähetä osallistujille kokouskutsu ja linkit agendaan tai työpohjaan hyvissä ajoin.
  2. Varmista alustan ja yhteyden tekninen toimivuus ennen palaveria. Voit järjestää osallistujille testausmahdollisuuden etukäteen joko erillisenä aikana tai ennen tapahtumaa. Viesti selkeästi jo kutsussa, jos lähiosallistujatkin työskentelevät omien tietokoneidensa takaa.
  3. Käy läpi palaverin alussa tarpeelliset osallistumisen pelisäännöt. Esim. Miten pyydetään puheenvuoro; kuka tekee mitä, eli ketkä täyttävät palaverin työpohjaa tai agendaa.
  4. Huomioi etäyhteyksiä käyttävät osallistujat riittävästi ja ohjaa keskustelua niin, että etä- ja lähiosallistujat ovat tasavertaisessa asemassa.
  5. Palaverin edetessä viesti selkeästi agendan ja tilaisuuden työvaiheiden etenemisestä, jotta kaikki tietävät mitä heiltä odotetaan ja missä mennään. Esimerkiksi “Avaan kohdan kolme, esittelen sen ja avaan kohdasta kolme kohta keskustelun”. Pidä muistiinpanot mahdollisuuksien mukaan näkyvissä kaikille ja lähetä ne nähtäväksi mahdollisimman pian.

 

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *