Kirjoitettu: 23.4.2021

Kirjoitimme viime viikolla blogissamme hyvän palaverin aakkosista. Voit myös huoletta käyttää IDOARRT:ia etäpalaveria suunitellessa. Tällä viikolla pureudumme kuitenkin tarkemmin onnistuneen etäpalaverin fasilitointiin.

Etäpalaveri on taatusti tullut tutuksi monelle viimeistään viimeisen vuoden aikana. Sen eroja perinteiseen lähipalaveriin kannattaa tarkastella hieman tarkemmin, jotta palaveria fasilitoidessa palvelee tilaisuuden luonnetta ja osallistujien tarpeita paremmin. Etäpalaverissa kaikki osallistujat ovat oman päätelaitteensa kautta yhteydessä muihin osallistujiin. Yleensä organisatioilla on hankittuna tähän tarkoitukseen oma ohjelmansa.

Etäpalaveria suunniteltaessa kannattaa siis ottaa huomioon muutama etäilyyn liittyvä erityispiirre. Etävälitteisyys uhkaa helposti etenkin selkeyttä ja palaverin kulun hahmotusta. Siksi tilaisuuteen kannattaa luoda agenda kokouskutsun mukana. Jos kyseessä on monivaiheisempi tai monimutkaisempi kokonaisuus, kannattaa kokouskutsun mukana lähettää linkki erilliseen työskentelydokumenttiin.

Hyvä agenda tai työskentelydokumentti sisältää olennaisen tiedon osallistumiseen: aikataulun eli missä ollaan milloinkin, työkalun linkkeineen sekä osallistujaan kohdistuvat odotukset työskentelyn suhteen. Kokouksen edetessä muista viestiä selkeästi missä mennään ja milloin siirrytään seuraavaan vaiheeseen. Tämä selkeyttää osallistujien käsitystä asioiden kulusta.

Tiimeille etäpalaveriin valmistautuminen on jo rutiinia hajautetussa työssä. Monet asiat ovat tuttuja, jolloin valmistautumiseen tarvittava aika on lyhyt. Sen sijaan isompiin työpajoihin sekä suunnittelu- että valmisteluvaiheeseen tulee varata riittävästi aikaa – joskus monta viikkoa tai jopa kuukausia. Etukäteen kannattaa ehdottomasti selvittää, mitä ohjelmaa ja alustaa osallistujat ovat tottuneet käyttämään. Näin minimoit teknisiä ongelmia ja varmistat tapaamisen onnistumista.

Alla olevan muistilistan avulla suunnittelet hyvän etäpalaverin.

Etäpalaverin muistilista

  • Valitse tilaisuuteen sopivin yhteydenpitoalusta, kuten Teams tai Google Meet.
  • Valitse tarvittaessa erillinen yhteistyöalusta, esim. virtuaalinen valkotaulu tai yhteiskehittelyalusta, kuten Teamsin Whiteboard, Mural, Miro, Padlet tai vastaava.
  • Muodosta agenda ja tarvittaessa lähetä se kommenttikierrokselle hyvissä ajoin. Tähän voit käyttää IDOARRT:ia avuksesi.
  • Muista laittaa kokous- tai tapahtumakutsuun osallistujaan kohdistuvat odotukset: pidetäänkö video päällä vai pois, voiko osallistua kuunnellen vai onko kyseessä esimerkiksi dialogi.
  • Työpajoissa tai isoissa kokonaisuuksissa voi olla hyvä käyttää ns. työskentelydokumenttia, jossa kuvataan tilaisuuden kulku, annetaan toimintaohjeet ja jossa kaikki linkit on kerätty yhteen paikkaan. Jos etäyhteys katkeaa, pääsee osallistuja helpommin takaisin kiinni oikeaan työvaiheeseen.
  • Järjestä tarvittaessa testausaika sekä yhteydenpitoon että yhteistyöalustalle, varsinkin jos ohjelma tai alusta on osallistujille uusi tuttavuus.

Hyvä etäpalaveri

Varsinaisessa etäpalaverissa on muutamia hyviä käytänteitä, varsinkin jos halutaan vahvistaa työtapana osallistavaa ja yhdessä tekevää työotetta:

  • Tarkoitus ja merkitys: Korosta ja muistuta, miksi ollaan yhdessä linjoilla.
  • Check-in: Päästä osallistujat ääneen. Oli se sitten fiiliskierros, esittäytyminen tai kommellus aamulta, kaikkien päästessä ääneen vuorovaikutuksella on paremmat mahdollisuudet.
  • Selkeys: Missä kohdassa mennään, mitä tässä vaiheessa halutaan ja odotetaan, sekä kauanko vaihe kestää.
  • Kertaa: Mitä on tehty, mitä tapahtuu seuraavaksi ja millä aikataululla.
  • Check-out: Päästä osallistujat ääneen. Oli se sitten oppimisen tiivistys, fiilikset tai oman tehtävälistan kertaus.

Parempia palavereita ihan kaikille!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *