Kirjoitettu: 9.4.2021

Kirjoittanut Jani Turku

Selailin sattumalta vanhaa muistikirjaa ja löysin sivunreunaan raapustetun tekstinpätkän, joka ei ole ikääntynyt kauhean hyvin: “…lisäksi ovat fasilitoinnin erikoistapaukset kuten virtuaalifasilitointi ja hybriditoteutukset.”

Vähänpä tiedettiin reilu vuosi sitten, miten pandemia tulee muuttamaan työtä ylipäätään ja fasilitoinnin tarpeita samassa rytäkässä. Tekstinpätkä synnytti ajatuksen tutkiskella fasilitointia pidemmällä aikajanalla: Miltä fasilitointi näyttää nyt, mitä oli sitä ennen ja mitä arvauksia on tulevaisuuden tarpeista. Tätä kirjoittaessa on huhtikuu 2021, eli pandemiaa on opeteltu vuoden verran ja kesän jälkeen saatetaan palata entisen kaltaisiin kuvioihin monella työpaikalla.

Fasilitointi ennen

Ennen kevättä 2020 fasilitointi oli selkeärajaista: kerättiin sopiva porukka samaan tilaan, esim. kokoushuoneeseen tai ryhmätyötilaan. Seinillä oli tyhjää tilaa tuotosten laittamiseksi näkyviin ja osallistujilla varattuna kalentereista aikaa parista tunnista kokonaiseen päivään. Tämä kaava oli pätenyt fasilitoinnissa pitkälle samanlaisena jo vuosituhannen taitteesta, ja jopa aikaisemminkin. Kuvaavaa on, että pääosin samat hyvät käytänteet ja tietyt lainalaisuudet olivat asettuneet uomiinsa jo aikaa sitten ja fasilitointikirjallisuuden parhaat helmet pitivät kutinsa edelleen, vaikka osa niistä oli kirjoitettu 90-luvun puolella.

Fasilitointiprosesseina usean päivän rupeamat, kuten Design Sprint tai palvelumuotoilun pidemmät kertasessiot, olivat vielä poikkeuksia ja rakennusalalta tutut projektihuoneet (Big Roomit ja allianssimalli) ovat ottaneet tuulta alleen isommin vasta viimeisen kymmenen vuoden aikana.

2010-luvulla trendeihin kuului, että fasilitoitu työpaja vedettiin kerralla alusta loppuun, alun määrittelystä lopun action pointteihin, sisältäen tarvittaessa ongelmanratkaisua, ideointia ja ratkaisujen valintaa. 

Fasilitoitu kokous oli enemmän vielä poikkeus, mutta niitäkin alettiin tehdä ja toteuttaa edistyneemmissä organisaatioissa: varsinkin silloin, kun osaamista oli organisaatiossa valmiiksi ja oli ymmärrystä muuttaa vanhaa kokouskulttuuria kohti osallistavampaa ja vuorovaikutteisempaa toteutusta.

Tyypillisinä tekemisen työkaluina oli pöydällä liimalappuja ja tusseja sekä fläppipaperia. Vuorovaikutuksessa luotettiin pääasiassa pari- ja pienryhmätyöskentelyyn ja isomman porukan jakamista ryhmiin. Sekä tietenkin siihen yhdessätekemisen voimaan, joka parhaimmillaan fasilitoinnissa on – olemme tässä ja nyt, yhdessä yhteisen haasteen äärellä.

Fasilitointi nyt

Pandemiavuosi 2020 on käytännössä pakottanut monet työtavoista ja työpaikoista muuttumaan. Työntekijät ovat töissä etänä, joten johtaminen ja sen rakenteet, ajatusmallit yhteistyöstä ja sen mahdollisuuksista piti haastaa monella tapaa. Millä tuetaan yksilöitä tekemisessä, miten mahdollistetaan yhteistyö ja tehdään kaikki tämä mielekkääksi työn tekijöille?

Monella työpaikalla on kestänyt käytännössä kokonaisen vuoden, että on saatu kokeilemalla ja viilaamalla kokous- ja työpajakulttuureita uuteen kuosiin ja palvelemaan muuttunutta tilannetta.  Yhteinen tila on vaihtunut tutusta toimistorakennuksesta ja sen kokoushuoneesta etäyhteyteen ja vuorovaikutus tapahtuu videoyhteyden yli. On tuotu uusia työkaluja ja harjoiteltu niiden käyttöä.

Monilla yhteistyösofta on paikkaamassa yhteistä tilaa, mutta se ei ole kasvokkaisen kommunikoinnin ja yhdessä tekemisen kannalta sama asia. Etäyhteyden ongelmana on se, että niillä saadaan asiat tehtyä ja hommat sovittua, mutta ne eivät taivu joustavuudessa ja monimuotoisessa vuorovaikutuksessa samaan kuin yhdessä tilassa kokoustaminen. Sosiaalisesta kanssakäymisestä jää puuttumaan monta aspektia, kuten kiireetön pohdinta yhdessä ja satunnaiset tapaamiset kahvihuoneessa tai käytävällä. Etäpalaverit vähentävät toki matka-aikaa, mutta lisäävät vastaavasti ruutuaikaa.

Etätyöyhteisössä parempaa yhteistyötä tavoitellaan monilla erilaisilla työkaluilla ja tavoilla. Toisaalta videoyhteyden lisäksi samassa työkalussa voi olla mahdollisuuksia yhteydenpitoon ja pikaviestintään, joilla tiimiä kootaan yhteen ja sujuvoitetaan töiden tekemistä etämaailmassa. Edellämainitun yhteistyösoftan lisäksi tekemistä voidaan täydentää erilaisilla etätyöalustoilla. Nämä kaikki työkalutkorvaavat monilta osin sähköpostia viestikanavana tai vähintäänkin täydentävät sitä. Vuorovaikutuksesta on tullut helpompaa ja sujuvampaa kuin perinteisesti sähköpostilla. Agilen ja muun ketterän tietotyön tekijät ovat jo vuosia käyttäneet erilaisia työkaluja tekemisen ja aikaansaamisen seurantaan. Nämä Jirat ja Trellot yms. ovat olleet käytössä jo pidempään, mutta ovat levinneet laajempaan käyttöön etätyön yleistyessä. Samoin käyttöön on tulleet erilliset yhteiskehittelyalustat kuten Miro, Mural, Jamboard tai Teamsin kovasti kehittyvä Whiteboard.

Korona-ajan tyypillinen työpaja lienee maksimissaan kolmetuntinen. Pidemmät toteutukset alkavat olla raskaita osallistujan kokemuksen kannalta ja sen myötä prosesseja on uskallettu rohkeammin pilkkoa osiin ja palastella. Esimerkiksi ongelman määrittelyyn on oma sessionsa, ideointiin erillinen kertansa ja valintaan sekä jatkon suunnitteluun oma fasilitointisessionsa.

Ihmiset kaipaavat parempaa vuorovaikutusta etäyhteyden yli ja ammattifasilitoijan näppituntuma on, että yhä enemmän kokoukset ovat fasilitoituja, kunhan siihen on tarpeeksi uskallusta organisaatiossa.

Vuorovaikutuksesta ja sen laadusta on käyty paljon keskustelua viimeisen vuoden ajan. Monet pitävät etäyhteyden viisasten kivenä sitä, että kaikilla on video päällä. Silloin olisi kuulemma kaikilla paljon helpompaa, kun vuorovaikutus on näkyvämpää. Vuorovaikutuksen laadusta voisi kirjoittaa kokonaan oman bloggauksen jossain vaiheessa, sillä henkilökohtaisesti pidän keskustelua videoiden päällä olemisesta lähinnä oireen hoitamisena. Vuorovaikutuksen laatu paranee eniten, kun totutaan tähän “uuteen työtapaan” ja opitaan olemaan paremmin läsnä toistemme kanssa myös etäyhteydellä – oli se sitten ääniyhteys tai videoyhteys ja oli se mikki mutella tai ei, video päällä tai ei. Uusi kulttuuri muodostuu hitaasti.

Fasilitointi tulevaisuudessa?

“Ennustaminen on vaikeaa, erityisesti tulevaisuuden ennustaminen” – sanojia useita, laitetaan ainakin J.M. Keynesin ja Ahti Karjalaisen suuhun.


Mikä on ainakin varmaa?

Varmaa on ainakin, että täysin samaan vanhaan toimintakulttuuriin ei palata kuin ennen pandemiaa oli. Mutta miten paljon nykyhetkestä sitten on paluuta vanhaan? Tästä on olemassa erilaisia näkemyksiä ja veikkauksia. Oma tuntumani on, että nyt kun etätyöstä on saatu käytännön kokemusta, rohkeus etätyöntekoon on kasvanut ja toisaalta myös luottamus työntekijöihin etätyössä. Kasvokkain kohtaaminen säilyy tärkeänä, kuten ennen pandemiaakin, mutta sitä hyödynnetään fiksummin. Tiedotustilaisuudet ja muu yksisuuntainen kokoustaminen tehdään paljolti etäyhteyden yli, mutta kehittäminen, ongelmanratkaisu ja ideointi ovat sellaisia tilanteita, joissa ihminen kaipaa toisen tukea ja yhteyttä. Kasvokkainen vuorovaikutus luo parempaa fiilistä ja virittää luovuutta paremmin.

Ennen pandemiaa tehtiin pääosin lähifasilitointia. Nyt on oltu olosuhteiden pakosta etänä ja työpajoihin on yhdistetty asynkronista eli epäsynkronista fasilitointia. Fasilitointi tulee muuttamaan aivan varmasti muotoaan, jos ja kun jatkossa osataan hyödyntää näitä fasilitoinnin eri muotoja juuri niissä tilanteissa, joissa ne ovat vahvimmillaan. Jotta kaikki muodot toimivat kunnolla osallistujan näkökulmasta, avainasemassa ovat kehittyvät työkalut, mutta myös jatkuvasti kertyvä käyttökokemus ja sen kautta saatava tekemisen varmuus.

Varmaa nimittäin on myöskin se, että työkalut jatkavat kehittymistään. Parhaat softat kirittävät toisiaan, kehittyvät koko ajan paremmaksi, ja siitä hyötyvät sekä fasilitoijat että etätyöläiset.

Mikä on muuttunut ja mikä on pysyvää?

Fasilitointi ja sen mahdollisuudet monimuotoistuvat. Kehittämisessä ja prosesseissa on työkaluja, joissa voidaan kerätä yksilön viisaus paikasta ja ajasta riippumatta talteen ja tuoda osallistujat yhteen sillä hetkellä prosessia, kun yhdessä tekeminen ja vuorovaikutus tuovat lisäarvoa. Yhdessä kehittämistä tehdään vähän paremmalla hyötysuhteella, kun aika ei kulu turhaan matkoihin tai liian pitkiin työpajoihin.

Palataan ihan alkuun “…lisäksi ovat fasilitoinnin erikoistapaukset kuten virtuaalifasilitointi ja hybriditoteutukset.” Tämä ei ole täysin totta, sillä on monia tiimejä, jotka ovat jo parikymmentä vuotta toimineet monessa eri paikassa, eli tavallaan etänä. Nämä tiimit ovat kehittäneet erilaisia työkaluja ja työtapoja, joista me muut hyödymme ja voimme ottaa käyttöön omassa organisaatioissamme. Etävuorovaikutus ei paikkaa eikä korvaa aitoa tilannetta, mutta opettelemalla yhdessä siitäkin voidaan tehdä varsin hyvää ja rakentavaa.

Ahdistusta ei luo se, että on pakko opetella uutta. Ahdistusta luo se, että ei ole vaihtoehtoja. Entäs jos meillä on tulevaisuudessa hyvät työkalut tehdä töitä ja kehittää yhdessä niin etänä kuin lähityössä, mutta myös niillä muilla mahdollisilla tavoilla? Silloin voi valita kulloiseenkin tarpeeseen parhaiten sopivan työtavan ja siihen sopivat työkalut.

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *