Kirjoitettu: 1.9.2023
Hyvä kokous on työpäivien suola ja pippuri. Hyvän kokouksen periaatteet tiivistyvät siihen, että tilaisuus on kutsuttu fiksusti ja ajoissa kasaan, sisältö tukee kokouksen tarkoitusta ja se on jäsennelty siten, että se on mielekäs osallistujille. Hyvä suunnitteluapu ja muistilista on IDOARRT, jota on Ideapakan blogissa avattu aikaisemminkin jo.
Kokouksella voi olla monta tarvetta ja hyvää voidaan toteuttaa monella tapaa. Kokouksen tarkoituksia voivat olla esim. informaation jakaminen, päätöksenteko, suunnittelu, ongelmanratkaisu, suhteiden rakennus, palautteen tai näkökulman kerääminen yms.
Ideapakan framework jakaa fasilitoidun tilanteen viiteen osaseen:
- Aloitus
- Nykytila
- Tulevaisuus
- Tekeminen
- Loppuun
Jos haluat lukea tarkemmin kuinka suunnittelupohjaa käytetään, siitä on oma erillinen bloggauksensa.
Miten kokenut fasilitaattori suunnittelisi kokouksen tällä frameworkilla?
Alla on Janin ajatuksia kokousten fasilitoinnista ja vinkkejä hyvään kokoukseen.
Kokouksessa, varsinkin fasilitoidussa, mä lähtisin liikkeelle porukasta ja miettisin aloitusta ensin. Ketä on tulossa, miten hyvin ne tuntee toisiaan, ja yhdistäisin sen sisältöön. Keskenään tuttu tiimi tarvitsee erilaisen aloituksen kuin eri paikoista tulevat toisilleen tuntemattomat asiantuntijat. Monikäyttöinen aloitus on esim. että jokainen kertoo itsestään kolme asiaa. Tai ihan perinteinen check-in.
Nykytila ja tulevaisuus riippuvatkin sitten kokouksen tarkoituksesta. Saattaa olla, että tarvitaan yhteinen alustus, markkinakatsaus tai vaikkapa näkökulmia eri toimijoilta ja kartoitetaan vaihtoehdot. Tulevaisuus on se suunta, johon halutaan olla menossa. Mä ottaisin näissä yksinkertaisen menetelmän, joka toteuttaa ryhmän tarvitseman asian enkä olis mitenkään huolissaan mikä fasilitointimenetelmä on käytössä. Jos meidän pitäis kokouksessa ratkaista ongelmia, käytössä vois olla vaikkapa voimakenttä tai monimutkaisissa ongelmanratkaisuissa fasilitaattorin vetämä dynaaminen fasilitointi.
Hyvä fasilitointi pitää huolen siitä, että asiat lähtevät muuttumaan ja niitä tehdään kokousten välillä. Tekeminen kannattaa suunnitella ja sen voi varsin hyvin samalla vaivalla fasilitoida. Joskus yksinkertainen on parasta, eli mietitään sitä kuka tekee, milloin ja mitä. Joskus asioita voidaan kirjata monimutkaisemmin, jotta varmistetaan tiedonkulku.
Loppuun on hyvä valita ryhmää palveleva tapa. Jos on opittu yhdessä, oppi voidaan tiivistää jokainen vuorollaan, voidaan kerrata tärkeimmät asiat ja käydä läpi, mitä tapahtuu seuraavaksi tai vaikka käydä pikainen palaute, että opitaan vastaisuudessa pitämään entistäkin parempia kokouksia!
Lataa työkalu itsellesi täältä:
Löydä lisää kokouksiin sopivia fasilitointimenetelmiä Kokoukset ja palaverit -ideapakasta. Hyvään kokoukseen voi upottaa monia erilaisia menetelmiä ja niitä löytyy myös muista Ideapakoista. Sovella rohkeasti!
