Kirjoitettu: 24.9.2021
Mikä tekee hyvän kokouksen?
Hyvä kokous on yhdessä tekemistä ja asioiden edistämistä. Hyvät kokouskäytännöt fokusoivat osallistujat yhteiseen asiaan. Ei ole väliä, ovatko osallistujat samassa neukkarissa vai kokoustetaanko etäyhteyksien välityksellä. Erilaisilla menetelmillä pystyt luomaan turvallisen ilmapiirin, jossa luova ajattelutyö, ongelmanratkaisu ja rakentava vuorovaikutus on mahdollista.
Turvallinen ilmapiiri syntyy, kun aktivoit osallistujia tapaamisen alussa. Etä- tai hybridikokouksissa on erityisen tärkeää keskittyä alkuihin ja loppuihin, koska niiden avulla saat aktivoitua ja viritettyä kokoustajat samaan mielentilaan ja ymmärtämään kokouksen saavutuksia ja lopputulemia. Tiimi nivoutuu paremmin yhteen, kun he ymmärtävät toistensa ajatuksia käsitellyistä aiheista. Lisäksi ongelmanratkaisu helpottuu, kun jokainen osallistuja on samalla kartalla asioiden suhteen. Aktivointi auttaa myös rikkomaan jäätä: osallistujat uskaltavat kysyä tarkennuksia ja vaikeitakin kysymyksiä, jolloin käsiteltävissä aiheissa päästään syvemmälle tasolle.
Aloita kokous Check-in:llä!
Check-in on keino aloittaa tapaaminen kierroksella, jossa kaikki kertovat oman näkemyksensä keskustelun tavoitteista. Menetelmä auttaa ymmärtämään erilaisia näkökulmia ja asioiden arvottamista. Etenkin etänä on tärkeää, että jokainen pääsee ääneen kokouksessa. Jos sen tekee tilaisuuden alussa, on paljon todennäköisempää saada aikaan vuorovaikutteinen tilaisuus ja keskustelu myös tilaisuuden aikana.
- Kerro, että tapaamisen alussa on tarkoitus tehdä check-in eli näkökulmakierros. Check-in ei ole keskustelu, vaan jokainen puhuu omalla vuorollaan ja muut kuuntelevat aktiivisesti. Jos koette tarpeelliseksi, sopikaa maksimipituus puheenvuoroille.
- Pyydä vapaaehtoista aloittamaan.
- Vuoro voi kiertää järjestyksessä tai vapaasti.
Jos olet vastuussa tapaamisen vetämisestä, pidä huoli, että kaikki pääsevät ääneen ja rohkaise osallistujia. Voi olla hyvä, että teet oman Check-in:si viimeisten joukossa, mikäli tilaisuus tarvitsee sellaista. Näin omat näkemyksesi eivät väritä muiden puhetta.
Päätä kokous Check-out:iin!
Check-in:n luonteva pari on Check-out. Se on tapa lopettaa yhteinen tilaisuus näkökulmakierroksella, jossa kaikki pääsevät jälleen ääneen. Osallistujat kertovat oman näkemyksensä siitä, mitä nyt saavutettiin tai missä mennään. Menetelmä auttaa ihmisiä ymmärtämään toistensa erilaisia näkökulmia tai tärkeysjärjestyksiä. Samalla sen avulla saavutetaan ilmapiiri, jossa kaikki on otettu tasavertaisesti huomioon.
Muista ylläpitää parhaasi mukaan tasavertaisen osallistumisen mahdollisuutta. Etenkin etänä hiljaisemmat jäävät helposti taka-alalle keskustelussa. Tällaisilla menetelmillä voit tasata innokkaimpien ja hiljaisempien mahdollisuuksia puhua tasavertaisina.
- Kerro vaikka jo kokouksen alussa Check-in:n yhteydessä, että lopuksi on tarkoitus tehdä Check-out eli näkökulmakierros.
- Rajaa puheenvuorojen näkökulmaa halutessasi, esim. ”Miten voit hyödyntää täällä kuulemaasi työssäsi? Mikä jäi päällimmäiseksi mieleen? Mikä on tärkein asia, joka muuttuu tämänpäiväisen perusteella?” ”Tänään opin, että…”
- Check-out ei ole keskustelu, vaan jokainen puhuu vuorollaan ja muut kuuntelevat aktiivisesti. Jos koette tarpeelliseksi, sopikaa maksimipituus puheenvuoroille.
- Pyydä vapaaehtoista aloittamaan ja keskittymään siihen, mitä hänen mielestään nyt saavutettiin tai saatiin aikaan.
- Vuoro voi kiertää järjestyksessä tai vapaasti.
Jos olet vetovastuussa tapaamisesta, tee oma Check-out:si viimeisenä, jolloin voit myös nivoa muiden näkökulmat yhteen.
Löydät Check-in:n ja Check-out:n uudesta Kokoukset ja palaverit -Ideapakasta! Pakassa on 40 menetelmää kokousten ja palaverien järjestämiseen ja fasilitointiin. Pakka sopii sekä etä- että lähikokousksiin ja suosittelemme sitä tiiminvetäjille, projektipäälliköille, fasilitaattoreille ja kaikille, jotka haluavat kokouksista ja palavereista parempia. Lue pakasta lisää myös täältä.
