Kirjoitettu: 16.9.2021
Tuoteperheen tuorein tulokas: Kokoukset ja palaverit!
Kokoukset ja palaverit -ideapakka pureutuu nimensä mukaisesti tämän päivän kokousten ja palaverien järjestämiseen ja fasilitointiin. Millaisista menetelmistä hyötyisimme sujuvassa työn arjessa?
Kokoukset ovat muuttuneet ja eläneet aikojen saatossa. Kauas on tultu tupakansavuisista kokoushuoneista ja jäykistä hierarkioista. Nykypäivän kokoukset eivät ole enää sidoksissa paikkaan, vaan niitä voidaan järjestää hajautettujen tiimien monipaikkaisuuden ja etätyön tuomien tarpeiden mukaan. Toki osa kokouksista on edelleen muodollisia tapahtumia, mutta toiset taas hyvinkin epämuodollisia palavereita. Kaikkia kokouksia jäsentää kuitenkin kaksi työelämän totuutta, jotka ovat lähtökohtana myös uudessa pakassamme:
- Työelämässä tarvitsemme yhdessä tekemistä monella tapaa, ja toisaalta
- Ansaitsemme entistäkin parempia palavereja ja kokouksia.
Kokoukset ja palaverit sisältää 40 menetelmää, joiden avulla fasilitoit parempaa yhdessätekemistä ja ylläpidät tiimisi motivaatiota työskennellä yhdessä. Pakka jakautuu viiteen osioon: aloitukset, rakenteet, etäkokoukset, ongelmanratkaisu sekä toiminta ja palaute. Kokoukset ja palaverit löydät verkkopuodistamme.
Ideaperjantai: Progressiivinen eli kupliva agenda
Nappaamme seuraavien viikkojen Ideaperjantain menetelmävinkit uudesta Kokoukset ja palaverit -pakasta. Ole siis kuulolla ja fasilitoi parempia kokouksia!
Tehokkaampia kokouksia ja parempia palavereita
Kokoukset ovat monipuolistuneet ja niiden käytänteet voivat olla nykyisin hyvinkin joustavia. Perinteisessä toimistotyössä kokoonnutaan 4–20 henkilöä samaan neukkariin, jolloin kokoustaminen onnistuu kätevästi yhteisesti asetetun kellonajan puitteissa. Perinteisen rinnalle on syntynyt hajautettuja tiimejä, etätyöskentelyä ja monipaikkaista työkulttuuria, joka on viimeistään viimeisen puolentoista vuoden aikana rantautunut kaikkialle modernin tietotyön työpaikoille. Hajautettujen tiimien työkulttuurissa työajan käsitykset ovat joustavampia ja monilla tiimiläisillä voi olla kiire seuraaviin palavereihin tai työtehtäviin. Niinpä kokouskäytänteitäkin on hyvä tuulettaa ja ajatella yhdessätekemistä uusin silmin. Esimerkkinä alla tarjoamme progressiivisen agendan, jossa kokouksen agendalista kuplii osallistujien läsnäolotarpeen mukaan.
Progressiivinen agenda
Progressiivinen agenda on tapa järjestää kokouksen agenda tai esityslista niin, että se on mahdollisimman tehokas ja ajankäyttö fiksua osallistujille. Agenda on tapaamisessa aktiivisesti muokattava asialista, jota kannattaa käyttää isompien ryhmien ja kiireellisten tiimien palaverien ja kokousten järjestämiseen. Etäpalaverissa pystyt helposti muokkaamaan agendaa jaetulla ruudulla keskustelun mukaan tai voit antaa osallistujien merkitä itse itselleen tärkeät kohdat yhteiskäyttöalustalla.
Lähetä hyvissä ajoin ennakkoon kokouksen tai palaverin esityslista, agenda tai käsiteltävät asiat.
- Tilaisuuden aluksi käykää läpi, mihin kohtiin tarvitaan kutakin kutsuttua. Vaihtoehtoisesti osallistujat ovat saaneet täyttää omalta kohdaltaan listan jo etukäteen ja agenda ainoastaan tarkistetaan.
- Järjestäkää esityslista sen mukaan, että ensin käsitellään ne asiat, jotka koskettavat eniten ihmisiä.
- Käsitellään kaikki asiat uuden esityslistan mukaisessa järjestyksessä.
- Kun osallistujaa koskevat asiat on käsitelty, hän on vapaa jatkamaan seuraavaan kokoukseen tai jäämään kuulolle.
