Kirjoitettu: 10.6.2022

Hybriditilaisuus on yhdistelmä lähitilaisuudesta ja etätilaisuudesta. Fasilitoinnin ydin on edelleen sama kuin ennenkin – kokouksia, palavereita ja muita tapaamisia paljon fasilitoineella on takataskussaan tukku toimivia menetelmiä ja hyviä toimintatapoja. Kun valmistelet hybridipalaverin fasilitointia, ota huomioon molempien palaverityyppien piirteet. Toteutuksessa kannattaa yhdistellä hyviä ja toimivia käytänteitä eri palaverityypeistä ja tehdä niistä toimiva kokonaisuus riippumatta siitä, mistä kukin osallistuja liittyy tilaisuuteen.

Tapahtuman osallistujista osa on kokoontunut fyysisesti samaan paikkaan ja osa taas on paikalla etäyhteyden yli. Useimmat toteutukset onnistuvat parhaiten, kun suunnittelet kokonaisuuden etätoteutuksen pohjalle ja otat etäosallistujat huomioon korostetusti, sillä heille ei yleensä muodostu samanlainen osallisuuden kokemus kuin lähiosallistujille. Ajankuva, eli työn arki pandemian jälkeen, ja organisaation toimintaohjeet saattavat luoda osallistujalle illuusion, että aina on mahdollisuus kumpaan tahansa osallistumistapaan. Ota tämä huomioon sekä valmistautumisessa että kutsussa. Tarvittaessa rajaa mahdollisuudet vain jompaankumpaan ja ilmoita se selkeästi kutsussa.

Hybridi on etäfasilitoinnin erityistapaus, jossa etäosallistujia otetaan huomioon korostetusti. -Jani, Ideapakka

Ennen hybriditilaisuutta

Ennen hybriditilaisuutta on muistilista, jonka avulla valmistaudut tilaisuuteen. Käytä muistilistaa hybridikokouksiin, hybridipalavereihin tai hybridityöpajoihin valmistautumiseen. Tiimien tilaisuuksiin valmistautuminen voi olla rutiinia ja monet asiat tuttuja, jolloin valmistautumiseen tarvittava aika on lyhyt. Isompiin työpajoihin sekä muihin tilaisuuksiin valmistautumisvaiheeseen pitää varata monta viikkoa. Selvitä ennen valmistelun aloittamista, mitä alustaa ja ohjelmaa osallistujat ovat tottuneet käyttämään ja käytä mahdollisuuksien mukaan tuttua ja totuttua työtapaa ja -alustaa.

  1. Valitse tilaisuuteen sopiva yhteydenpitosofta. Suomessa yleisimmin käytössä ovat Teams, Zoom ja Meet.
  2. Valitse tarvittaessa erillinen yhteistyöalusta, digitaalinen valkotaulu tai yhteiskehittelyalusta, kuten Whiteboard, Miro tai vastaava.
  3. Muodosta agenda ja tarvittaessa lähetä se kommenttikierrokselle hyvissä ajoin. Voit käyttää avuksi menetelmää IDOARRT.
  4. Muista laittaa kutsuun odotukset osallistujalle eli pidetäänkö video päällä vai pois, voiko osallistua kuunnellen vai edellytetäänkö aktiivista otetta yms. Lisäksi laita eroavaisuudet, mikäli ohjeet eroavat lähi- ja etäosallistujille.
  5. Työpajoissa tai isoissa kokonaisuuksissa voi olla hyvä käyttää ns. työskentelydokumenttia, jossa kuvataan tilaisuuden kulku, annetaan toimintaohjeet ja jossa kaikki linkit on kerätty yhteen paikkaan. Jos etäyhteys katkeaa, pääsee helpommin oikeaan työvaiheeseen kiinni.
  6. Järjestä tarvittaessa testausaika sekä yhteydenpitoon että yhteistyöalustalle silloin, jos kyseessä on osallistujille uusi ohjelma. Testaus voi olla ennen työpajaa tai kokousta, mutta se voi olla myös kokonaan erillinen aika.

Ennen hybriditilaisuutta ja 36 muuta hybridifasilitoinnin menetelmää löydät elokuussa 2022 julkaistusta Hybridifasilitoinnin Ideapakasta. Pakka on kehitetty monipaikkaisen työelämän fasilitoinnin työkalupakiksi ja se sisältää ratkaisuja tukemaan yhteistä tekemistä ja vuorovaikutusta. Hybridifasilitointi sopii kaikentasoisille fasilitaattoreille. Suosittelemme pakkaa erityisesti projektipäälliköille, tiiminvetäjille ja organisaatiomuutoksen kanssa kamppaileville. Katso verkkopuodistamme myös Monipaikkaisen tiimin Ideapakka.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *