Kirjoitettu: 17.6.2022

Ennen koronaa ja pandemian pakottamaa siirtymää etätöihin, fasilitointi oli pääosin lähitilaisuuksia. Niissä kokoonnuttiin samaan aikaan ja samaan paikkaan. Fasilitointia käytettiin, kun ryhmässä syntyvä yhteinen ymmärrys, kollektiivinen ongelmanratkaisu tai ryhmän sisäinen vuorovaikutus toi lisäarvoa käsiteltävän asian työstämiseen. Fasilitoiduilla lähitilaisuuksilla oli selkeä alku, loppu ja sitoutuneet osallistujat. Lähitilaisuuksien tehokkuus oli sitä, että osallistujille taattiin työrauha ja asiaa voitiin käsitellä muiden työasioiden häiritsemättä. Tyypillinen fasilitoitu lähitilaisuus saattoi olla puolikkaasta päivästä jopa useaan päivään.

Pandemian alettua siirryttiin silmänräpäyksessä etätyöskentelyyn. Kaikki palaverit ja kokoukset siirtyivät verkkoon ja tiimeissä opeteltiin ja kehiteltiin yhdessä uusia työskentelytapoja. Etätilaisuuksissa kannattaa ottaa huomioon niiden erityisluonne verrattuna lähitilaisuuksiin. Niiden kesto kannattaa väistämättä olla lyhyempi, ruudun äärellä istuen ei kannata pitää pitkiä työpajoja tai palavereita vaan työskentely kannattaa jaksottaa ja jakaa pienempiin kokonaisuuksiin. Hyvä työpaja voi olla tunnista puoleen päivään. Lisäksi monia osuuksia fasilitoinnista ei välttämättä kannata tehdä ryhmässä ja yhdessä. Tällaisia ovat osallistujien ymmärryksen, pohjatiedon tms. kerääminen, priorisointi tai kokonaiskuvan ja -ymmärryksen kerääminen. Osallistujilta kerättyä tietoa voidaan sitten käsitellä ja työstää yhdessä.

Hybriditilaisuudet ovat pandemian jälkeisen ajan arkea ja moni uskoo niistä muodostuvan arkipäivää. Hybridi tulee varmaankin olemaan uusi normaali. Ne ovat yhdistelmiä lähitilaisuudesta ja etätilaisuudesta. Fasilitoinnissa kannattaa poimia hyviä ja toimivia käytänteitä eri palaverityypeistä ja tehdä niistä toimiva kokonaisuus riippumatta siitä, mistä kukin osallistuja liittyy tilaisuuteen.

Hybridifasilitoinnissa aikaa ja ajankäyttöä kannattaa miettiä eri näkökulmista. Erihetkinen eli asynkroninen fasilitointi on sitä, että ensin kerätään osallistujilta tietoa ja sitten kokoonnutaan työstämään tai jatkojalostamaan sitä yhdessä. Tässä tehokkuus syntyy siitä, että yksilöosuuden voi tehdä mistä ja milloin vain ja yhteinen aika on lyhyempi kestoltaan sekä helpompi järjestää.

Kun suunnittelet hybriditilaisuutta, muista myös teknologian tarjoamat mahdollisuudet. Kaikkea ei tarvitse tehdä tilaisuuden aikana, vaan voit kerätä kätevästi digialustojen avulla osan tiedosta tai jakaa ennakkotietoa jo ennen tilaisuuden alkua ja sen päätyttyä.

Asynkroninen alku

Fasilitoinnissa asynkroninen eli erihetkinen tarkoittaa tilanteita, joissa osallistujat voivat tehdä tietyt vaiheet fasilitoidusta tilaisuudesta haluamastaan paikasta ja valitsemaansa aikaan. Hybridifasilitoinnissa asynkroniset alut ovat käytännössä erilaisia kysely- tai työpohjia taikka muita jaettuja alustoja, jonne pohjatietoa tai ymmärrystä kerätään. Pohjat ja alustat voivat liittyä varsinaiseen tilaisuuteen tai olla erillinen työkalu. Hybridityöpajoja voi napakoittaa, kun kerättyä pohjatietoa voidaan käyttää lähtötilanteena ja sen keräämiseen ei kulu yhteistä aikaa.

  • Hahmota, mitkä osuudet fasilitoinnista tuovat lisäarvoa yhdessä tehtynä ja toisaalta, mistä asioista voidaan kerätä pohjatieto ja yksilöiden näkemykset ennen varsinaista tilaisuutta.
  • Valmistele sopiva työpohja tai tiedosto kysymyksineen. Yleisiä tiedostoja ovat yhdessä editoitavat tiedostot (Microsoft Office, Google Docs), kyselyt (Forms yms.), digitaaliset alustat (Miro, Mural, Padlet, jne.) tai erilliset työkalut (Howspace, Innoduel jne.).
  • Lähetä osallistujille linkki tiedostoon tai digitaaliselle alustalle, johon jokainen pääsee täyttämään kohdat omaan tahtiinsa.
  • Kerää tieto ja muokkaa se sopivaan esitettävään muotoon osaksi fasilitoidun tilaisuuden alustusta.

Asynkronista alkua voidaan käyttää myös asynkroniseen loppuun, eli fasilitaattori tai muu vastuullinen voi kerätä muodostetun ymmärryksen tai datan, tehdä siitä synteesin ja lähettää osallistujille!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *