Kirjoitettu: 8.12.2023

Viimeistelyvaihe on fasilitoinnissa, coachingissa ja palvelumuotoilussa yksi olennaisista vaiheista, jotta asioita saadaan tehtyä loppuun saakka ja henkiseen päätökseen. Tutustu Ideapakan tapaan jäsentää fasilitointeja, löydät täältä ajatuksia ja suunnittelutyökalun auttamaan eri vaiheissa.

Viime viikolla kävimme läpi tiimin yhteistä retroa.  Toissa viikon blogissa puolestaan näkökulmana oli henkilökohtaisen tekemisen reflektointi. Nyt keskitymme viimeistelyyn koko organisaation näkökulmasta.

Ison projektin päätösvaihe

Organisaatiotasolla tai isoissa projekteissa viimeistely on asioiden arviointia suurten kokonaisuuksien näkökulmasta. Organisaatioilla on asetettuja tavoitteita, noudatettavia arvoja sekä sidosryhmien tarpeiden huomioon ottamista, jotka kaikki vaikuttavat viimeistelyvaiheeseen. Kun projekteissa arvioidaan tekemistä ja onnistumisia, tarkastellaan laajaa kokonaiskuvaa suhteessa näihin tekijöihin.

Organisaatioilla on selkeitä hetkiä, kuten budjettikausi tai vuosineljännes, joista tarvitaan selkeä kokonaiskuva ja samalla tarkastellaan tekemisen suuntaa. Nämä arviointihetket ovat toisaalta yhden ajanjakson viimeistelyä ja toisaalta tulevan ohjausta varten. Ne ovat poikkileikkauksia organisaation tilaan ja toimintaan, ja niiden avulla voidaan tehdä tarvittavia muutoksia koko organisaatioon strategisella tekemisen tasolla.

Fasilitoinnin näkökulmasta suurten linjojen summaamisessa ja tekemisen arvioinnissa on tarpeellista valita menetelmiä, joissa tarkastellaan päätavoitteita ja avaintuloksia. Pienillä yksityiskohdilla yksittäisessä projektissa ei ole tässä kohtaa niin suurta painoarvoa, elleivät ne ole kokonaisuuden kannalta juuri se tärkein pointti, jonka vuoksi jokin iso projekti onnistui tai kohtasi ongelmia. Esimerkiksi alla oleva OKR Canvas on hyvä menetelmä organisaatiotason viimeistelyvaiheeseen, sillä siinä virittäydytään oikealle taajuudelle ja tarkastelun huomio ohjataan tavoitetasoon ja suunnitteluun tarvittavassa mittakaavassa.

OKR Canvas

OKR Canvas on visuaalinen tapa hahmottaa tavoitteita ja määritellä tuloksia. OKR on lyhenne sanoista Objectives and Key Results eli vapaasti suomennettuna tavoitteet ja avaintulokset. Menetelmä sopii moniin erilaisiin tilanteisiin, mm. tiimin toiminnan järjestämiseen tai hahmottamiseen, ja tulosten ja tavoitteiden asettamiseen, suunnitteluun sekä asetettujen tavoitteiden tarkasteluun.

Menetelmää varten tarvitaan yhteinen työpohja eli joko fläppipaperia, valkotaulu ja tussit tai digitaalinen työpohja. Esittele OKR canvaksen elementit osallistujille ja jaa tekijät tarvittaessa pienryhmiin.

  1. Listatkaa strategisia teemoja, kirjatkaa ne ylös ja suorittakaa karsintaa tarvittaessa.
  2. Listatkaa kunkin teeman alle käytetyt laadulliset tavoitteet. Näiden tavoitteiden ei tarvitse olla numeerisia, kunhan ne ovat selkeitä, mitattavia, saavutettavissa olevia, relevantteja sekä aikaan sidottuja (ns. SMART-tavoite).
  3. Listatkaa tulokset. Olennaiset eli avaintulokset suuntaavat tekemistä oikein ja auttavat tavoitteiden saavuttamisessa. Näille on hyvä olla mitattava suuruus eli metriikkaa. Monesti OKR-työskentelyssä tavoite asetetaan välille 0…1, jolloin tavoite on punaisella alimmalla kolmanneksella (0–33 %), keltaisella keskimmäisellä (33–67 %) ja vihreällä, kun se on ylimällä kolmanneksella (67–100 %).
  4. Sisältö kerätään yhteen paikkaan ja muodostetusta kokonaisuudesta voidaan käydä keskustelu, jotta varmistetaan jaettu ymmärrys kokonaisuudesta sekä siitä, mitä lähdetään tekemään.

Menetelmä OKR Canvas on erittäin monipuolinen – se sopii myös tiimien ja pienempien kokonaisuuksien tarkasteluun, joten voit soveltaa sitä monien tilanteiden summaukseen!

Psssssst! OKR Canvas on napattu alkuvuodesta julkaistavasta uudesta Ideapakasta, joka keskittyy tiimien valmentamiseen!