Kirjoitettu: 1.12.2023

Viimeistelyvaihe on fasilitoinnissa, coachingissa ja palvelumuotoilussa yksi olennaisista vaiheista, jotta asioita saadaan tehtyä loppuun saakka ja henkiseen päätökseen. Tutustu Ideapakan tapaan jäsentää fasilitointeja, löydät täältä ajatuksia ja suunnittelutyökalun auttamaan eri vaiheissa.

Kirjoitimme viime viikon blogissa henkilökohtaisen tekemisen reflektointiin. Tällä viikolla käymme läpi tiimin retrospektiiviä.

Viimeistelyvaiheessa katsotaan taaksepäin ja samalla luodaan askeleita tulevaan. Etenkin isompien projektien päättyessä tiimin kanssa on hyvä pysähtyä pohtimaan itse tekemistä, onnistumisia ja kehityskohteita. Kun tiimi tuodaan saman pöydän ääreen vähintään henkisesti, ja keskitytään yhdessä miettimään kokonaisuutta, saadaan raaputettua esiin yhteistä ymmärrystä, joka jäisi piiloon ilman retrospektiiviä. Tämä ymmärrys voi olla kullan arvoista jatkokehittelyn ja yhteisen tekemisen kannalta: monesti retrossa löydetään esimerkiksi uusia työtapoja sekä sudenkuoppia, joita voidaan jatkossa välttää.

Hyvässä retrossa kaikki pääsevät ajattelemaan ja käsittelemään yhteistä tekemistä ja sen eri puolia. Tärkeintä fasilitaattorin näkökulmasta onkin tarjota retrolle oma aika ja paikka, jolloin tiimi yhdessä keskittyy pelkkään retroon ja laajemmin projektin viimeistelyvaiheeseen, eikä lopetusta käydä läpi liian hätäisesti tai vähätellä sen merkitystä.

Retron voi tehdä aina, kun jokin asia, yhteistekeminen tai projekti tulee päätökseen. Hyvä paikka retrolle on esimerkiksi lähestyvä vuodenvaihde: tiimi voi katsoa kulunutta vuotta yhdessä ja summata tekemistä, sekä rakentaa yhdessä askeleita seuraavan vuoden alkuun.

Retrot sopivat myös eri vaiheiden väliin tai sprinttien päätteeksi – niiden avulla voidaan tehdä siirtymä seuraavaan vaiheeseen. Menetelmiä tiimien retroon löytyy monenlaisia. Olennaista ennen retroa on miettiä sitä, mitä tiimi tarvitsee juuri nyt. Alla oleva negaretro soveltuu sekä päätösvaiheeseen että kesken prosessia tilannekatsaukseen.

Negaretro

Negaretro on kokonainen retrospektiivi ongelman tunnistamisesta sen ratkaisuun. Menetelmää kannattaa käyttää aina kun on tarve kokonaiselle retrolle. Tarvitaan vain fläppipaperia, liimalappuja ja kyniä tai soveltuva digialusta.

Miten

Jaa isommat, yli kuuden hengen ryhmät, 3–5 hengen pienryhmiin. Jaa kullekin ryhmälle fläppi, jossa on nelikenttä.

  1. Pyydä ryhmää miettimään, mitkä asiat mättävät. Pyydä heitä kirjaamaan niitä liimalapuille ja kiinnittämään laput fläpin vasempaan yläneljännekseen. Pyydä ryhmää valitsemaan näistä tärkein ratkaistava asia.
  2. Kun tärkein asia on valittu, pyydä ryhmää pohtimaan miten asioiden tulisi olla. Kuvatkaa lapuilla tahtotilaa.
  3. Kun tavoitetila on kirkastunut, pohtikaa miten sinne voisi päästä. Mitä pitäisi tapahtua? Mitä eri vaihtoehtoja voisi olla?
  4. Jos mukana oli useampi pienryhmä, pyydä tässä kohtaa ryhmiä esittelemään työnsä toisilleen.
  5. Keskustelkaa ehdotuksista koko ryhmänä ja päättäkää mitä asioita lähdetään tekemään nyt. Nimetkää myös kuka asiaa lähtee hoitamaan.

Kiitos sille jolle se kuuluu. Tämän menetelmän olemme oppineet Jarkko Kailannolta.

Negaretron ja 52 muuta fasilitoinnin menetelmää löydät Ketterän fasilitoinnin ideapakasta. Suosittelemme pakkaa kaikille ketterien tiimien vetäjille, Scrum Mastereille ja Product Ownereille, tietotyön fasilitaattoreille sekä Agile Coacheille.