Kirjoitettu: 8.10.2021

Kokouksilla on työelämässä selkeä funktio: kutsutaan tiimi tai asiantuntijoita koolle ja tehdään päätöksiä sekä ratkotaan erilaisia ongelmia. Kokouksissa siis asetetaan suuntaviivoja toiminnalle, ohjataan työtä ja ideoidaan jatkoa. Kokousten välinen aika puolestaan on kokouksissa päätettyjen tehtävien tekemistä ja projektien edistämistä. Hyvin suunniteltu toiminta kantaa pitkälle ja kaikkien on helppo keskittyä omien työtehtäviensä pariin.

Monesti kokouksen päätteeksi on hyvä tehdä palautekierros. Palautteen avulla summataan aiempaa tekemistä, kokousta ja ohjataan jatkotoimintaa: saat jaettua tiimille tietoa tai ymmärrystä prosessin tai työtehtävien edistymisestä ja niistä käydyistä keskusteluista. Samalla motivoit jatkoa, kun tiimiläiset ymmärtävät missä mennään. Voit käyttää myös palautetta seuraavan kokouksen suunnitteluun.

Sovi tekemisestä WWW:n avulla

WWW on selkeä työkalu suunnitteluun. Sen avulla sovitte nopeasti vastuista ja tekijöistä kokouksen tai palaverin päätteeksi. Menetelmän nimi on lyhennelmä englannin lauseesta “Who does what by when?”.

Käykää läpi päätetyt tai toimintaa vaativat asiat ja muodostakaa niistä lista, jollei sellainen löydy jo. Jokaiseen toimintakohtaan merkitään 3 x W eli:

  • Who. Kuka tekee tai kuka on vastuullinen ja pitää kokonaisuuden langat käsissään ja koordinoi asian edistymistä.
  • What. Mikä on kyseinen asia ja mitä siihen liittyy ja miten asiaa edistetään tai työstetään.
  • When. Milloin asia etenee eli mikä on aikataulu.

Jos on tarkoituksenmukaista, voidaan tekemiseen ja sen suunnitteluun lisätä kaksi tuplaveetä lisää:

  • Where. Missä työ tehdään ja onko muuta paikkaan liittyvää erityistä huomioitavaa.
  • For Whom. Ketä varten, kuka on kohderyhmä tai kuka tekemisestä hyötyy.

Kerää palautetta +/deltalla

+/delta on nopea menetelmä summaukseen, iteraatioon tai palautteen antamiseen kokouksen päätteeksi.

  • Piirrä fläpille kaksi pystysaraketta, johon voidaan kirjata asioita:
    • Plus-sarake on asioita, jotka pidetään näin, joista halutaan kiittää ja jotka menivät hyvin.
    • Delta-sarake on asioille ja ratkaisuehdotuksille, jotka voitaisiin tehdä vielä paremimn seuraavalla kerralla.
  • Anna jokaiselle vuorollaan puheenvuoro palautteen antamiseen ja sen päätteeksi osallistuja kilauttaa kelloa tai antaa puhekepin eteenpäin.

Ohjaa keskustelua pysymään ratkaisukeskeisenä ja positiivisena.

Löydät WWW:n ja +/deltan uudesta Kokoukset ja palaverit -Ideapakasta! Pakan 40 menetelmää auttavat fasilitoimaan ja järjestämään parempia kokouksia ja palavereja. Pakka sopii sekä etä- että lähikokousksiin ja suosittelemme sitä tiiminvetäjille, projektipäälliköille, fasilitaattoreille ja kaikille, jotka haluavat kokouksista ja palavereista parempia. Lue pakasta lisää myös täältä.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *