Kirjoitettu: 4.3.2022
Kirjoittanut Jani Turku
Fasilitointi on asioiden tekemistä helpoksi: osallistujien on helppoa tehdä yksilöinä tai ryhmässä, tekemiseen on luotu puitteet ja fasilitaattori pääsee keskittymään olennaiseen, eli auttamaan ryhmää saavuttamaan asetettu tavoite. Jotta päästään hyödyntämään yhteisen tekemisen täyttä potentiaalia, fasilitoijan voimavarat ja keskittyminen on suunnattava tekemisessä olennaiseen. Hetkessä on helpompi olla, kun on tehnyt valmistautumisen kunnolla.
Valmistelun tärkeys avautuu, kun ajattelee lentokonetta. Jotta lentokone pääsee turvallisesti kohteeseensa, tekninen henkilökunta tekee ennen lähtöä huoltokierroksen tietyn tsekkilistan mukaan ja juuri ennen lentoa lentohenkilöstö käy oman tsekkilistansa läpi. Fasilitaattori voi ajatella omaa valmistautumistaan samanlaisen tsekkilistan mukaan. Valmistelu tuo fasilitaattorille varmuutta ja mielenrauhaa. Samalla se takaa kaikille osallistujille sujuvan ja turvallisen yhteisen matkan kohti tavoitteita.
Valmistaudu kunnolla
Tässä on fasilitaattorin tarkistuslista, mitä pitää ja kannattaa ottaa huomioon, kun valmistelet fasilitointia:
- Varaa tila ajoissa. Tarkista osallistujamäärä ja tilan soveltuvuus fasilitointiin jo ennakkoon.
- Hahmota erityistarpeet. Tarvitaanko tulkkia kielen takia tai muuta erityisapua? Toteutuuko saavutettavuus ja esteettömyys erityisryhmille?
- Lähetä kutsut hyvissä ajoin. Kutsussa on hyvä olla ainakin: paikka, aika, kesto, minkälaista osallistumista odotetaan sekä etä- ja hybriditilaisuuksissa valittu yhteydenpitosofta ja muut digialustat linkkeineen. Mikäli kyse on pidemmästä tilaisuudesta, kannattaa harkita erillistä tarkempaa työskentelyaikataulua, josta osallistuja voi tarvittaessa tarkistaa, missä mennään.
- Hahmottele juoksutus, mitä menetelmiä käytetään missäkin vaiheessa. Saattaa olla, että tarvikelista saa täydennystä tässä vaiheessa vielä.
- Listaa tarvikkeet, joita työskentelyyn tarvitaan. Nyt on vielä aikaa tehdä hankintoja, jos kaikkia ei ole saatavilla. Osa tarvikkeista tarkentuu silloin, kun valitaan menetelmät, eli lista ei ole täydellinen tässä vaiheessa.
- Jaa ennakkomateriaali. Jos on olennaista ja tarkoituksenmukaista lähettää joku osa materiaalista tutustuttavaksi etukäteen, tee se mielellään vähintään muutamaa päivää aikaisemmin. Jos kaikkien oletetaan tutustuvan asioihin etukäteen, ilmaise se mielellään jo kutsussa tai selkeästi erillisessä viestissä.
- Testaa yhteydet ja alustat. Tilaisuuden ollessa etänä tai jos osallistujia on monista paikoista, testaa tekniikka, työpohjat sekä pääsy niihin.
- Valmistele tila etukäteen. Mene paikalle hyvissä ajoin, järjestä tila ja istumajärjestys haluamallasi tavalla esim. pienryhmiksi työskentelyä varten tai dialogipiiriin tai mitä ikinä tarvitsetkaan tällä kertaa.
- Hengähdä. Nyt voit olla ryhmää varten tässä ja nyt. Kaikista tärkein fasilitoinnin menetelmä olet sinä itse.
Tästä alkaa itse fasilitointi. Koska olet tehnyt valmistautumisen hyvin, sekä fasilitointi että osallistuminen sujuu helpommin, kun tärkeä osa työstä on tehty etukäteen.
Ideapakka tarjoaa fasilitointia ja fasilitointivalmennuksia monipuolisesti. Löydät tietoa fasilitoinneistamme täältä. Ota rohkeasti yhteyttä ja kysy lisää!
