Kirjoitettu: 5.11.2021
Tiiminvetäjällä on tärkeä rooli yhteistyön mahdollisuuksien luomisessa, vaikka hyvän yhteistyön toteutuminen on toki osaltaan myös jokaisen tiiminjäsenen vastuulla. Tiiminvetäjän tehtävä on käynnistää keskustelua käytännöistä sekä huolehtia siitä, että kaikilla on yhtä hyvät mahdollisuudet osallistua. Vetäjän vastuulla on erityisesti se, ettei kukaan tiimistä jää liian passiiviseksi tai pahimmassa tapauksessa tiimin tapahtumista ulkopuoliseksi.
Etäisyys lisää työn itsenäisyyttä ja vapauksia, mutta se vähentää helposti yhteisöllisyyttä ja saattaa lisätä työn yksinäisyyttä. Työhön liittyvien kysymysten kanssa helposti pähkäillään turhan pitkään yksin. Siksi on tärkeää luoda hajautettuun tiimiin käytäntöjä, joilla yhteistyö ja tiimin toiminta saadaan sujuvammaksi.
Pohdi nykyisiä yhteistyön mahdollisuuksia ja arjen käytäntöjä. Miten hyvin käytännöt mielestäsi tukevat monipaikkaista työtä? Osallista sopivassa vaiheessa koko tiimi pohdintoihin. Hyvä tapa arvioida yhteistyön sujumista on säännöllinen yhteinen reflektointi ja jatkuva parantaminen. Pienistä parannuksista rakentuu parempaa työn arkea.
Tehtävien koordinointi
Monen tiiminvetäjän haasteena hajautetuissa tiimeissä on tehtävien tasainen jakaminen ja tiimin jäsenten työkuorman seuraaminen. Tehtäviä tulee helposti annettua enemmän aktiivisille ja aikaansaaville.
Hyvin toimivissa tuloksellisissa hajautetuissa tiimeissä on tunnistettu työn sujumiseen liittyviä käytäntöjä. Työ sujuu paremmin, kun kaikki tietävät, mitä jokaiselta tiimin jäseneltä odotetaan ja kuinka toimitaan. Mitä enemmän tiimin jäsenten työ on riippuvuussuhteessa toisiinsa, sitä enemmän tarvitaan myös läpinäkyvyyttä ja selkeyttä siihen, kuka tekee mitä ja missä vaiheessa tehtävien hoitaminen on.
Keskustele yhdessä tiimin kanssa seuraavien kysymysten avulla ja pyrkikää yhdessä löytämään toimivat ratkaisut.
- Miten varmistamme, että työmäärä on kaikilla sopiva ja jakautuu tasaisesti?
- Miten varmistamme jokaisen täysipainoisen osallistumisen tiimin toimintaan?
- Mitä yhteisiä sopimuksia tai käytäntöjä tarvitsemme työtehtävien koordinoimiseksi?
- Miten käymme läpi työn etenemistä?
- Miten kommunikoimme työhön liittyviä asioita?
Henkilökohtaisten tulosten seuraaminen tiimitasolla voi muuttaa ratkaisevasti tiimin jäsenten osallistumista ja työsuoritusta. Eräässä organisaatiossa nähtiin alisuoriutujien parantavan suoritustaan, kun tuloksia alettiin seurata tiimitasolla yhteisissä palavereissa. Fokuksessa oli enemmän tiimin yhteinen suoriutuminen, vaikka henkilökohtaiset tulokset olivatkin nähtävillä. Lisäksi tiimeissä vahvistui auttamisen kulttuuri, kun muut tarjosivat apuaan, jos joku ei ollut päässyt tavoitteisiinsa.
Tehtävien koordinoinnin ja 33 muuta monipaikkaisen tiimin menetelmää löydät uudesta Monipaikkaisen tiimin ideapakasta. Suosittelemme pakkaa erityisesti tiiminvetäjille, projektipäälliköille ja työelämän uudistajille. Pakan menetelmiä voit soveltaa sekä jatkuvasti hajautettuna toimivan tiimin työskentelyyn että kertaluontoisten projektien ympärille syntyvien tiimien tekemiseen. Verkkopuotiin pääset tästä.
