Kirjoitettu: 14.10.2022

Kirjoittanut Mirjami Sipponen-Damonte

Mirjami on Xpedio Oy:n perustaja, kansainvälisesti palkittu ja sertifioitu ammattifasilitaattori, jolla on kokemusta fasilitoinnista eri maissa ja kulttuureissa yli 15 vuoden ajalta. Työssään Mirjami tukee erityisesti kasvuyrityksiä hyvinvointia edistävän ja suorituskykyisen kulttuurin kehittämisessä fasilitoinnin, valmennuksen ja coachingin avulla. Mirjamin kirja Varmuutta fasilitointiin julkaistiin vuonna 2020.

Etätyöskentelyajan jälkeen osa on palannut innokkaana toimistolle, mutta moni viihtyy myös edelleen etätöissä kotona. Tiimeille tämä on tarkoittanut hybridimuotoiseen työskentelyyn siirtymistä, sen opettelua, tunnustelua ja omalle tiimille sopivien työskentelytapojen määrittelyä. Osa tiimistä on ehkä koolla kasvokkain samassa tilassa ja osa liittyy palavereihin etänä. Yhtäaikaisesti osa työskentelystä tapahtuu samaan aikaan koolla ollessa (synkronisesti) ja osa digitaalisissa kanavissa eri aikaisesti (asynkronisesti). Tiimeillä on nyt paljon mahdollisuuksia muovata yhteistyöskentely juuri omaan tehtävään, omaan organisaatioon ja omalle porukalle sopivaksi. Toisaalta, jos tätä määrittelyä ja valintoja ei tehdä yhdessä tietoisesti ja kommunikoida selkeästi, on hybridityössä myös paljon tilaa epäselvyyksille ja vajavaiselle kommunikaatiolle, mikä hidastaa työn sujuvuutta.

Ihan keskeistä hybriditiimityössä on palaverien laatu. Miten luoda tasapuolinen osallistuminen ja turvallinen ympäristö erilaisten näkemysten ja ideoiden avoimeen jakamiseen, jos osa tiimistä on samassa tilassa paikan päällä ja osa yhteyksien päässä? Miten pysyä hermolla tiimin jäsenten työkuormaan ja jaksamiseen liittyen? Miten tukea ja vahvistaa yhteenkuuluvuutta ja keskinäistä tukea silloin, kun työskentely tapahtuu eri paikoista, eikä spontaania kanssakäymistä ole samalla tavalla? Näitä aiheita on hyvä ottaa keskusteluun avoimesti tiimin kanssa, vaikka yksi kerrallaan, ja sopia yhdessä toimintatavoista. Jos tiimin kokoonpano on uusi, kannattaa lähteä liikkeelle tavoitteiden, roolien ja vastuiden sekä tiimin tarkoituksen määrittelystä esimerkiksi Team Canvas -työpohjaa hyödyntäen. Hyviä menetelmävinkkejä kannattaa kurkistaa myös Ideapakan uudesta Hybridifasilitointi-pakasta.

Viestikanavat kuntoon

Työskentelen fasilitointitaitojen valmentajana ja fasilitaattorina erityisesti tiimi- ja organisaatiokulttuurin sekä johtajuuden kehittämisen aihealueilla. Viime aikoina olen ollut eri organisaatioissa tiimien ja tiiminvetäjien tukena kehittämässä yhteistyöskentelyn muotoja ja rakennetta, sekä valmentamassa tiimipalaverien fasilitoinnin taitoja – tällä hetkellä erityisesti hybridiympäristön mahdollisuudet ja myös haasteet huomioiden.

Usein työpajoissa aloitamme hybriditiimin työskentelyn jäsentelemisen tällä kehittelemälläni simppelillä Kanavat & Tarpeet -työpohjalla. Työpohjan tarkoituksena on selkiyttää tiimin yhteistyöskentelyn muotoja määrittelemällä millaisten eri asioiden äärellä tiimin tulisi työskennellä (tarpeet) ja missä kanavissa & foorumeissa eri asioita työstetään (kanavat). Työpohja voidaan täyttää fasilitoidussa työpajassa tiimin kesken.

Ohjeistus työskentelyyn:

  • Määritellään ensin tiimin yhteistyöskentelyn tarpeet, eli mitä kaikkia erilaisia aspekteja tiimin yhteistyön pitäisi kattaa, jotta työskentely on sujuvaa myös pitkällä aikavälillä. Tarpeita voi olla esimerkiksi: työn organisointi, yhteenkuuluvuuden
    ylläpito, tiimin osaamisen kehittäminen, myynnin seuranta… Kirjatkaa kukin tarve omaan laatikkoon työpohjan vasemmalle puolelle.
  • Seuraavaksi voitte kirjata yläriviin Kanavat -kohtaan tiimissä käytössä olevia digitaalisia järjestelmiä, kuten OneDrive-kansio, Teams-ryhmä, Pipedrive tms. sekä säännöllisiä palavereja tms. kohtaamisia, kuten kuukausipalaveri, perjantaikahvit jne.
  • Tämän jälkeen voitte merkitä ruksilla missä kanavassa mitäkin tiimin yhteistyötarvetta edistetään.
  • Lopuksi voitte katsoa millaisia kehittämisen paikkoja on tunnistettavissa.
    1. Ovatko käytössä olevat kanavat parhaat mahdolliset kunkin yhteistyön tarpeen käsittelyyn vai olisiko mahdollista sujuvoittaa työskentelyä entisestään jollain tavoin?
    2. Tulevatko kaikki tarvittavat yhteistyön aspektit käsiteltyä jo olemassa olevissa kanavissa vai olisiko syytä perustaa uusi kanava jonkin tärkeän asian käsittelyyn?
    3. Hyödynnetäänkö yhteinen palaveriaika täysimääräisesti vai käytetäänkö palavereissa aikaa johonkin sellaiseen, jota voisi käsitellä jossakin kanavassa eriaikaisesti, eli asynkronisesti?

Koska digitaaliset työkalut mahdollistavat tänä päivänä hyvin edistyneen etäyhteistyön, kannattaa palavereihin liittyvä valmistautuminen miettiä hyvin ja tehdä jo etukäteen. Näin yhteisissä kohtaamisissa voidaan keskittyä nimenomaan siihen, mihin yhdessä oleminen tuo lisäarvoa: tunnelmien jakamiseen ja kuunteluun, yhteisen ymmärryksen syventämiseen, yhteisideointiin, päätösten tekoon, luottamuksen ja hyvän työilmapiirin kehittämiseen.

Hybridifasilitoinnin Ideapakasta löydät lisää fasilitointimenetelmiä. Pakka on kehitetty monipaikkaisen työelämän fasilitoinnin työkalupakiksi ja se sisältää ratkaisuja tukemaan yhteistä tekemistä ja vuorovaikutusta. Hybridifasilitointi sopii kaikentasoisille fasilitaattoreille. Suosittelemme pakkaa erityisesti projektipäälliköille, tiiminvetäjille ja organisaatiomuutoksen kanssa kamppaileville. Katso verkkopuodistamme myös Monipaikkaisen tiimin Ideapakka.