Kirjoitettu: 27.10.2023

Työ muuttuu ja organisaation uusi arki on monipaikkaista. Työn muuttuessa myös fasilitaattorin on opeteltava uusia työtapoja. Hybridifasilitointi terminä hakee vasta paikkaansa ja tässä se tarkoittaa tilannetta, jossa osallistujista osa on samassa tilassa joko keskenään tai yhdessä fasilitoijan kanssa ja jotkut osallistujista taas liittyvät tilaisuuteen etäyhteyden yli. Erilaiset osallistujaryhmät eivät osallistu samalla tavalla, mutta osallistumisen mahdollisuuksia ja osallisuuden eroja voidaan tasata hyvällä fasilitoinnilla.

Fasilitaattori tarvitsee jonkin verran uusia työkaluja, jonkin verran kikkakolmosia ja joitain muunnelmia tutuista menetelmistä, jotta fasilitoinnin tärkein ydin eli yhteistoiminnan sujuvuus toteutuu mahdollisimman hyvin.

Hybridifasilitointia suunnitellessa on tärkeää valmistautua huolella tilaisuuteen. Hybridi on yhdistelmä lähi- ja etätilaisuuden piirteitä ja ominaisuuksia, jolloin valmisteluvaiheessa on tuplasti mietittävää. Hyvä nyrkkisääntö on ottaa suunnitelman pohjaksi etätilaisuus ja huomioida tilaisuuden kulussa etäosallistujat erityisesti, sillä lähiosallistujia on helpompi huomioida ja heillä on yleensä parempi kokemus osallisuudesta.

Alla on kätevä tsekkilista kaikesta siitä, mitä hybridifasilitointia suunnitellessa kannattaa ottaa huomioon.

Hybriditilaisuuden tsekkilista

Tarkistuslista, jotta hybridipalaverin erityisominaisuudet otetaan huomioon. Käytä listaa hybridikokouksiin, -palavereihin tai hybridityöpajoihin valmistautumiseen.

Lisää tähän listaan omat, osallistujien ja organisaation erityistarpeet sekä käy läpi muiden fasilitaattoreiden kanssa.

Tsekkilista

  • Tarkista tilan tekninen soveltuvuus ja että siellä on riittävät tekniset valmiudet: esitystekniikka, kamera ja tilamikki.
  • Varmista valittujen ohjelmien (yhteydenpitosofta sekä yhteiskäyttöalustat) soveltuvuus osallistujille ja järjestä heille testausmahdollisuus etukäteen tai tilaisuuden alkuun.
  • Lähetä kutsu, agenda ja linkit osallistujille. Muista lisätä jo kutsuun, jos lähiosallistujatkin työskentelevät omien tietokoneidensa takana.
  • Lisää kutsuun tai käy tilaisuuden alussa läpi käytännön kysymykset ja osallistumisen pelisäännöt, esim. miten pyydetään puheenvuoro ja kuka tekee mitä, eli ketkä täyttävät työpohjaa tai agendaa.
  • Suunnittele fasilitointi haluamasi rakenteen mukaan ja ota huomioon tilaisuuden etäosallistujat isommalla painoarvolla.
  • Rekrytoi tarvittaessa apufasilitaattori ohjaamaan etäosallistujien työskentelyä.
  • Käy läpi suunnittelemasi fasilitoinnin työvaiheet eri rooleissa eli kuinka ne toimivat lähiosallistujalle ja etäosallistujalle, sekä kirjoita näille tarvittaessa erilliset ohjeet.
  • Selvitä ajoissa, mitä organisaatio- tai tilaisuuskohtaisia asioita pitää ottaa huomioon em. listan kohtien lisäksi.

Hybriditilaisuuden tsekkilistan ja 36 muuta hybridifasilitoinnin menetelmää löydät Hybridifasilitoinnin Ideapakasta. Pakka on kehitetty monipaikkaisen työelämän fasilitoinnin työkalupakiksi ja se sisältää ratkaisuja tukemaan yhteistä tekemistä ja vuorovaikutusta. Hybridifasilitointi sopii kaikentasoisille fasilitaattoreille. Suosittelemme pakkaa erityisesti projektipäälliköille, tiiminvetäjille ja organisaatiomuutoksen kanssa kamppaileville. Katso verkkopuodistamme myös Monipaikkaisen tiimin Ideapakka.