Kirjoitettu: 27.8.2021
Kirjoittanut Ulla Vilkman
Ideaperjantai keskittyy tällä viikolla etätyön pelisääntöihin. Saimme vierailevaksi kirjoittajaksi Ulla Vilkmanin, Hyvän johtamisen työkalupakin käsikirjoittajan. Ulla on timantinkova modernin työelämän kehittäjä, etäjohtamisen ja monipaikkaisen työn asiantuntija sekä tietokirjailija ja valmentaja.
Etätyön pelisäännöt ja 48 muuta esimiestyön, johtamisen ja tiiminvetämisen menetelmää löytyy tänä syksynä päivitetystä Hyvän johtamisen työkalupakista. Löydät pakan verkkopuodistamme.
Tiimi tarvitsee yhteisiä pelisääntöjä
Usein yhteistyö perustuu kirjoittamattomiin sääntöihin ja oletuksiin. Tiimin jäsenten erilaiset käsitykset siitä, miten toimitaan, ja ristikkäiset odotukset siitä, miten kommunikoidaan, voivat aiheuttaa ristiriitoja, väärinymmärryksiä ja tyhjäkäyntiä tiimissä. Erityisesti etätyössä, kun yhteistä aikaa on vähemmän ja kommunikointi tehdään pääasiassa yhteistyö- ja kommunikaatiosovellusten kautta.
Ilman yhteisiä pelisääntöjä ei välttämättä tapahdu mitään dramaattista, jos luottamus ja arvostus tiimissä ovat kunnossa. Tällöin luovitaan ja löydetään yhteiset tavat toimia. Etäisyys kuitenkin nostaa erilaiset ongelmat korostuneemmin esille. Toisinaan etätyötä myös hyödynnetään hyvin itsekkäästi miettimättä yhteisiä intressejä lainkaan. Pahimmillaan ihmiset pakenevat työyhteisön ongelmia etätyöhön ja eristäytyvät muusta työyhteisöstä. Siksi onkin hyvä sopia jo alkumetreillä, miten yhdessä varmistetaan työn sujuminen.
Pelisääntöjä luotaessa on tärkeää ymmärtää, miksi ne nimenomaan tulee luoda yhdessä. Ne eivät voi tulla organisaatiolta tai esimieheltä annettuina. Toki organisaatiossa voi olla jonkinlaiset yleiset ohjeet ja raamit, joiden puitteissa etätyö on mahdollista, mutta varsinaisista tiimin sisäisistä pelisäännöistä tulisi olla mahdollista sopia tiimin kesken. Tämä siksi, että pelisääntöihin vaikuttaa muun muassa työn luonne.
Useimmissa organisaatioissa on niin erilaisia työtehtäviä, että yksien yleispätevien ohjeiden luominen ei ole suositeltavaa tai ehkä edes mahdollista ilman, että ne jäykistävät työntekoa. Pelisäännöistä käytävällä yhteisellä keskustelulla on myös tärkeä rooli yhteisöllisyyden ja me-hengen rakentamisessa sekä yhteistyön kehittämisessä. Yhteinen keskustelu näistä asioista auttaa myös synnyttämään säännöille yhteisen merkityksen. Mikäli ne ovat vain paperille kirjattuna, jokainen voi tulkita niitä hieman omalla tavallaan eikä varsinaista yhteisymmärrystä tiimin toimintaperiaatteista synny.
Etätyön pelisäännöt
- Avaa keskustelu kysymyksellä:
Mistä meidän on sovittava, että yhteistyö tiimissä sujuu mahdollisimman hyvin? - Lisäksi on suositeltavaa keskustella myös seuraavista kysymyksistä:
Miten olemme tavoitettavissa? Milloin voi olla tavoittamattomissa? - Keskustelun yhteenvetona voi käyttää kysymystä:
Millaisia yhteisiä sopimuksia tarvitsemme? - Itsestäänselvyyksiä ei tarvitse kirjata pelisääntöihin, ainoastaan ne asiat, jotka koetaan tärkeiksi ja tarkoituksenmukaisiksi.
Tutkimusten mukaan etätyössä tehdään enemmän töitä ja pidetään lyhyempiä taukoja. Monelle myös työstä irtautuminen on vaikeaa, kun vapaa-aika ja työ on samassa tilassa. Tukeaksesi tiimisi hyvinvointia, kannattaa keskustella myös seuraavista kysymyksistä:
- Miten huolehdimme työn tauottamisesta etätyössä?
- Mitä keinoja meillä on palautumiseen?
- Mitä konsteja voisimme käyttää työstä irtautumiseen?
