Kirjoitettu: 19.3.2021

Ideaperjantai-blogissamme on lähiviikkojen teemana etätyön järjestäminen ja ajanhallinta. Käsittelemme aihetta Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion Työkirjan (2012) ja siitä tehdyn Ideapakan vinkkien kautta. Löydät edelliset teeman tekstit Hyvän viikon muistilista täältä ja Viikon vakiot täältä.

Etätyössä ajanhallinnan ja työn järjestämisen rytmi muuttuu verrattuna toimiston arkeen. Etätyö antaa tietyissä puitteissa vapautta järjestää omaa tekemistä ja rytmittää työtään itselle sopivin tavoin. Nyt maailmanlaajuisen pandemian aikana, kun jokainen tiimin jäsen tekee pääsääntöisesti etätöitä kotoaan käsin, on jokaisella myös oma rytminsä. Haasteeksi muodostuu yhteisten työtapojen löytäminen toimiston ulkopuolella. Miten koordinoidaan ja tuetaan tiimin työskentelyä maailmassa, jossa töitä tehdään ja niistä kommunikoidaan vain etäyhteyksien varassa?

Nykypäivänä etäyhteydet ovat onneksi niin kehittyneitä, että tietotyö ylipäätään on ollut mahdollista ja suhteellisen helppoakin siirtää kotitoimistoihin. Tiimin työskentelyn solmukohdat syntyvätkin ennemmin erilaisista työ- ja viestintätavoista. Toiset meistä tekevät mielellään töitä kotoa käsin, mutta osa kaipaa toimistoympäristöä. Toisille meistä on helppoa rytmittää oma työpäivä ja työviikko ilman toimiston rutiineja. Osalle meistä etätyö tuntuu hankalalta ja toisinaan jopa kaoottiselta hallittavalta. Luultavimmin jokainen meistä kaipaa toimiston sosiaalista ilmapiiriä, sekä vapautta valita ollako toimistolla vai etäpäivän kotona – tai vaikkapa lempikahvilassa.

Etätyö on ihan ok, mutta kaipuu toisten ihmisten kanssa kasvotusten tehtävään työhön on kasvanut. – Pekka Pohjakallio

Tiimin ja sen jäsenten etätyöskentelystä kannattaa keskustella yhdessä. Etätyötä on tehty jo vuoden päivät. Nyt kannattaa kysellä yhteisesti fiiliksiä, mikä toimii ja mikä ei. Miten tiimiläiset järjestävät omaa työskentelyään? Mitkä työtavat, kellonajat tai viestintävälineet toimivat parhaiten? Mitä pitäisi muuttaa yhdessä? Mikä on ollut hyvää ja toimivaa? Missä menee kunkin tiimiläisen rajat? Työkirjasta löytyy tähän oiva menetelmä, Työtapa-check, jonka avulla voidaan luoda yhdessä toimivampaa arkea ja tukea erillään puurtavien tiimiläisten tekemistä.

Työtapa-check

Ongelma: Eri ihmiset suosivat hyvin erilaisia työskentely- ja viestintätapoja. Jotkut käyttävät mielellään sähköpostia, toiset haluavat puhua puhelimessa. Jotkut työskentelevät mielellään iltamyöhällä, kun toiset käyttävät hyväkseen aamun hiljaiset hetket. Tämä aiheuttaa joskus turhautumista, kun emme tiedä kuinka reagoida esimerkiksi pomolta yöllä tulleeseen viestiin.

Idea: Järjestetään tiimissä työtapa-check, jossa jokainen kertoo suosimistaan työtavoista. Esimerkiksi:

  • Miten mieluiten kommunikoi.
  • Milloin on parhaiten tavoitettavissa.
  • Mistä tietää, että häntä ei saa häiritä.
  • Onko tässä kuussa jotain, mikä vaatii erikoishuomiota.
  • Mikä on yleinen fiilis ja miten muut voivat vaikuttaa siihen.
  • Vertaillaan, miten parhaita työtapoja voisi ottaa laajemmin käyttöön työyhteisössä.

Työtavat ovat nimenomaan tapoja, tottumuksia. Aika ajoin on hyvä analysoida, ovatko tavat parhaita mahdollisia. Tehdäänkö työyhteisössä järkevästi töitä yhdessä vai olisiko joillain alueilla parantamisen varaa. On myös tärkeää tunnistaa hyvät olemassa olevat tavat eikä muuttaa jotakin vain muuttamisen vuoksi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *