Kirjoitettu: 26.3.2021

Käsittelemme Ideaperjantai-blogissamme vielä tällä viikolla etätyön järjestämistä ja ajanhallintaa. Menetelmävinkit olemme napanneet Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion Työkirjasta (2012) ja siitä tehdystä Ideapakasta. Löydät edelliset teeman tekstit Hyvän viikon muistilista täältä, Viikon vakiot täältä ja Työtapa-check täältä.

Järjestämisen ja ajanhallinnan A ja O on suunnittelu. Ilman suunnitelmaa on vaikea hahmottaa tekemistä, aikatauluja ja etenemistä. Suunnittelun merkitys pätee kaikessa tekemisessä, myös oman työn jäsentämisessä ja järjestämisessä. Tietotyössä kalenteri on usein täynnä erilaisia palavereja ja projektien deadlineja erilaisten täskien ja silpputöiden lisäksi. Tekeminen tuntuu jatkuvalta virralta, jossa edistymistä ja oman työn merkitystä ei huomaa. Kaikkien ollessa etätöissä tuntemus korostuu, jos välitöntä palautetta kollegoilta ja pomolta ei saa. Yksin puurtaessa oman työn merkitys alkaa helposti hämärtyä. Etäpalaveriputki ruudun ääressä väsyttää silmiä ja mieltä. Pahimmassa tapauksessa ruudun tuijottelu yksin kotona etäännyttää muista ja syö työn mielekkyyttä.

Suunnittelua kannattaa tehdä joka työpäivän aluksi. Kurkista päivän kalenteriin ja listaa päivän tehtävät – välttämättömät päivän rutiinit, aikataulutetut palaverit ja muut työstämäsi tehtävät. Tähän ei tarvitse käyttää montaa minuuttia, mutta suunnitelman laatimisella saavutat työpäivälle raamit, joita on helppo noudattaa ja seurata. Muista aikatauluttaa kalenteriisi ja suunnitella päiviisi myös Viikon vakiot, eli ajatustyötä ja suunnittelua vaativat tehtävät, jotka usein uhkaavat jäädä muiden töiden jalkoihin.

Suunnittelun vastapainona on reflektio. Oman tekemisen pohtimista, edistymistä ja merkityksellisyyttä kannattaa arvioida työpäivän päätteeksi. Reflektio ohjaa näkemään työn jäsentymistä, omia työskentelytapoja ja työn edistymistä. Samalla reflektio auttaa huomaamaan työn merkityksellisyyttä ja sitä kautta lisää voimavaroja ja motivoituneisuutta.

Reflektointiin ei tarvitse käyttää montaa minuuttia, mutta se kannattaa tehdä jokaisen työpäivän päätteeksi. Listaa nopeasti kaikki tekemäsi työ, arvioi sen onnistumista ja merkitystä, ja listaa lopuksi mitä jäi kesken seuraavaa päivää varten. Yksinkertainen listaaminen ja arviointi auttaa henkisesti myös päättämään työpäivän ja siirtymään vapaa-ajan viettoon. Etätoimistolla työpäivän konkreettisen päättämisen merkitys korostuu entisestään. Reflektio on kuin sulkisi toimiston oven selkänsä takana.

Päivän alku ja loppu

On todettu, että ihmiset, jotka suunnittelevat ja arvioivat päivänsä, ovat selkeästi tehokkaampia kuin ihmiset, jotka eivät tee näin. Siksi siitä on pyrittävä tekemään nautittava tapa, jota ilman ei osaa olla – muuten se unohtuu muutaman viikon kuluttua.

Ongelma: Päivämme muistuttavat sadan metrin juoksua ilman alkua ja loppua. Säntäilemme sinne tänne. Kiire on valtava, muttemme oikein tiedä, mitä saamme aikaan.

Idea: Rohkaistaan työntekijöitä luomaan uusi tapa, jossa he käyttävät lyhyen ajan jokaisen päivän alussa ja lopussa suunnitteluun ja reflektointiin.

  • Mitä teen tänään?
  • Mitä tein tänään?
  • Mikä oli hyvää ja huonoa?
  • Mitä teen huomenna?

Jo viisikin minuuttia riittää.

Olen ottanut tavaksi suunnitella kevyesti. Pöydällä on paperilappu, johon viikon aluksi listaan edellisviikolta ylijääneet ja muut tekemättömät työt. Niitä on helppoa priorisoida: Mun pää muistaa kolme tärkeää asiaa ja ne otetaan työn alle. Sitten niitä yliviivataan tehdyiksi, ympyröidään bulletit, kun niitä hommia on edistetty, ja poimitaan uusia tehtäviä listalle mukaan. Reflektio on tärkeää. Työpäivän lopuksi yritän käydä läpi, mitä on saatu aikaiseksi ja mitä opin tästä päivästä. Paperia katsoessa tekeminen konkretisoituu ja aikaansaaminen on mitattavissa. –Ideapakan Jani

Löydät Päivän alun ja lopun sekä paljon muita työn hallinnan ja järjestämisen menetelmiä Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion Työkirjasta (2012) sekä Työkirjasta tehdystä Ideapakasta!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *