Kirjoitettu: 12.3.2021

Aloitimme viime viikolla blogissamme etätyön järjestämisen ja ajanhallinnan teeman. Käsittelemme aihetta Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion vuonna 2012 julkaiseman Työkirjan ja siitä tehdyn Ideapakan vinkkien kautta. Lue viime viikon blogi täältä.

Kotoa käsin työskennellessä omaa työtä on mahdollista järjestää vapaammin. Työpaikan hälinä ja häiriötekijät poistuvat, kun kotitoimistolla kollegan puhelin ei koko ajan soi vieressä tai kukaan ei tule vetämään hihasta uusia silpputöitä tarjoten. Yksi etätyön iso järjestämisen ja ajanhallinnan ongelma on kuitenkin toimistoltakin tuttu aikasyöppö, nimittäin jatkuva palavereissa istuminen. Etäpalaverit täyttävät kalenteria ja päivän työtunneista katoaa valtaosa palaveriputkessa istumiseen. Vaikka yhteiset tapaamiset ja keskustelut ovatkin tärkeitä projektien ja tehtävien ohjaamisen, seuraamisen ja järjestämisen kannalta, niiden määrä ja aikatauluttaminen aiheuttavat haasteen. Pahimmassa tapauksessa tunnin palaveri kestää 62 minuuttia ja seuraava alkaa heti perään ilman taukojen mahdollisuutta. Ongelma moninkertaistuu, kun kaikki tekevät etätyötä ja toimiston sosiaalinen ympäristö kaikkine ulottuvuuksineen täytyy hoitaa etänä.

Työkirjan lääke palaveriputkien tuottamaan ajanhallintaongelmaan on Viikon vakiot. Viikon vakioiden avulla opetellaan vetämään rajoja kalenteriin. Oman työn ohjaaminen saa ryhtiä, kun ensin hahmottaa mihin kaikkeen työaika viikossa kuluu. Ajatus- ja kehittämistyö jää helposti palaverien alle, jolloin stressi tekemättömistä töistä kasvaa. Viikon vakioiden kartoittamisella ja aikatauluttamisella lisäät hallintaa ja poistat stressiä, jota tekemättömät työt aiheuttavat.

Viikon vakiot

Oli ihana tunne, kun tiesin, että on tietty aika, jolloin saan asian hoidettua – Sitaatti Työkirjan tutkimuksesta

Ongelma: Palaverit jyräävät usein kaiken alleen. Mikäli päivässä on vapaana pienikin kolo, täyttyy se aina palaverilla. Siksi keskittymistä vaativat työt jäävät liian usein tehtäviksi illalla kotona tai ne yritetään hoitaa puolihuolimattomasti palaverien välissä tai niiden aikana.

Idea: Lisätään omaa hallintaa ajankäytön suunnitteluun. Toki palavereille ja reagointia vaativille asioille pitää jättää tilaa, mutta kalenteriin voi buukata myös omia vakioslotteja, joita ei peruta kovin helposti. Kuten:

  • Suunnittelu: Varaa aamuun hetki, jolloin suunnittelet päivän kulkua sekä päivän loppuun hetki, jolloin käyt läpi päivän tapahtumia.
  • Power Hour: Varaa tunti, jonka aikana koetat hoitaa mahdollisimman monta juokseva asiaa.
  • Turvapaikka: Varaa parin tunnin vakiopaikka itsenäiseen työskentelyyn vähintään yhdelle päivälle viikosta. Käytä tämä hetki keskittymistä vaativaan tehtävään tai viikon aikana kertyneisiin pikkuhommiin.

Löydät Viikon vakiot ja paljon muita työn hallinnan ja järjestämisen menetelmiä Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion Työkirjasta (2012) sekä Työkirjasta tehdystä Ideapakasta!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *