Kirjoitettu: 27.5.2022
Tiimityössä tuotetaan paljon tietoa. Tiimipalavereissa ja tapaamisissa ideoidaan, kehitetään, suunnitellaan tai ratkotaan ongelmia. Näistä kohtaamisista syntyy tiimin yhteistä tietoa ja ymmärrystä. Jokaisella työpaikalla tietoa kerätään sovituin menetelmin ylös. Tiimeillä on monenlaisia tapoja tuottaa erilaisia tekstejä, kuten muistioita ja raportteja, joiden avulla tietoa säilytetään ja jaetaan. Myös esimerkiksi sähköpostiketjuissa on usein paljon tietoa tallennettuna, kuten vaikkapa konsultaatiota, neuvottelua ja keskustelua.
Tekstejä tuotetaan, jotta tieto jää muistiin ja siihen voidaan palata tarvittaessa. Etä- ja hybriditiimeissä tekstien tuottaminen on aivan yhtä tärkeää kuin naamatusten työskentelyssäkin. Nykyteknologia mahdollistaa joustavan etätyöskentelyn ja monenlaisia työskentelyalustoja, joihin tiimin jaettua muistia voidaan tallentaa ylös helposti jaettavaan muotoon. Erilaiset yhteiskehittelyn digitaaliset alustat taipuvat näppärästi erilaisten tiimien tarpeisiin. Kokouksissa ja palavereissa alustoja voi käyttää yhteisiin muistiinpanoihin ja niitä on helppo kenen tahansa täydentää lennosta.
Tiimin yhteiset, jaetut muistiinpanot helpottavat lähi-, etä- ja hybriditiimien työskentelyä. Kokeile Visuaalista muistia, kun haluat rakentaa tiimillesi jaettua muistia!
Visuaalinen muisti
Visuaalinen muisti on tapa tehdä yhdessä muistiinpanoja ja luoda yhteistä keskustelupohjaa etätapaamisessa. Käytä menetelmää, kun suunnittelet tiimisi kanssa uutta, kun luotte uutta tietoa tai haette laajempaa ymmärrystä käsittelemästänne asiasta. Menetelmä sopii myös silloin, kun keskustelet tiimisi kanssa hankalaksi koetuista tai vaikeasti ymmärrettävistä asioista ja kokonaisuuksista. Visuaalista muistia varten tarvitset virtuaalisen yhteiskehittelyalustan, jossa on tarvittaessa templaatti tai muu sopiva pohja, johon koko tiimillä on pääsy.
- Esittele tapaamisen alussa yhdessä syntyvien muistiinpanojen ajatus. Jos on tarpeen, sopikaa kuka toimii muistiinpanojen kokoajana ja yhteenvetäjänä tapaamisen jälkeen.
- Pyri motivoimaan kaikki osallistumaan muistiinpanojen tekemiseen ja niiden parantamiseen samalla kun ne syntyvät.
- Muistiinpanojen kirjaaminen tai piirtäminen voi olla tietyn henkilön tehtävänä, mutta jokainen saa ehdottaa mitä tahansa omasta näkökulmastaan tärkeää. Pääasia on, että kaikki näkevät syntyvät muistiinpanot.
Visuaalista muistia käytettäessä kannattaa selkiyttää osallistujille tapaamisen tavoite, jotta kaikki tietävät mihin asioihin erityisesti tulisi kiinnittää huomiota. Linkkaa muistiinpanot työtilaan tai lähetä linkki samalle jakelulistalle kuin kokouskutsu. Aiempien tapaamisten muistiinpanoja voidaan käyttää seuraavan kokouksen alussa muistin virkistämiseksi.
Visuaalinen muisti ja 39 muuta tiimitapaamisiin sopivaa fasilitointimenetelmää löydät Kokoukset ja palaverit -ideapakasta. Pakka sopii etä- ja lähikokouksiin ja sitä suositellaan tiiminvetäjille, projektipäälliköille, fasilitaattoreille ja kaikille, jotka haluavat kokouksista ja palavereista parempia.
