Kirjoitettu: 26.8.2011

Viime keväisissä Ideapajoissa pohdimme aktivoivia ja osallistavia menetelmiä kokous- ja palaveritekniikoiden kannalta. Väitän edelleen, ettei kokous tai palaveri ei itsessään ole huono tapa tehdä töitä, vaan se miten siellä siellä toimitaan. Kokouksessa huonosta yhteistyöstä tulee näkyvää.

Tyypillisin kokousten kuolemansynti on, että kokoukset ovat liian pitkiä ja niitä on liikaa. Parkinsonin lain mukaan “työ täyttää sille varatun ajan.” Kokousten kanssa käy samoin – kokoukset vievät kaiken varatun ajan (ja vähän yli). Sovi kokous puolta lyhyemmäksi, mitä olit ajatellut. Miten muuten kokouksia saa tehostettua?

Kokous seisten
Mitäpä jos pitäisitkin kokouksen seisten? Kokous saa siis kestää niin kauan kun ihmiset jaksavat seistä. Tällöin tietokonekaan ei voi viedä liikaa huomiota.

Kokous kävellen
Perinteinen kokoustila usein ohjaa osallistujia  kuuntelijan rooliin. Mitä jos ette menekään kokoustilaan vaan aktivoidutte kävelemällä korttelin ympäri? Aivotutkijoiden mukaan aivotkin ovat kognitiivisesti parhaimmassa terässä kävelynopeudella kuljettaessa. Ideakävelyt sopivat erinomaisesti ideointiin!

Työskennelkää pienemmissä ryhmissä
Kun liian iso ryhmä miettii samaa asiaa, kaikki miettivät mitä tästä kuuluisi sanoa ja kukaan ei ylitä itseään. Kaikkien ei tarvitse miettiä kaikkea. Jaa vastuuta ja laita pohtimaan useista eri näkökulmista.

Minuuttikierrokset
Pakottaa tiivistämään puheenvuoroja. Kun kaikki aktivoidaan kuuntelemaan, aikaa säästetään kun turja toisto ja kertaaminen jää pois. Tällöin myös “ajattelin tätä jo projektin alussa kyllä mielessäni” -kommenteilta säästytään myöhemmin.

Ideaparkki
Häiriötekijät varastavat kokouksissa usein aikaan. Osallistuja ei kuitenkaan pysty keskittymään kokouksen asiaan jos ei pääse purkamaan mielenpäällä olevaa pulmaansa. Vie kokouksen kannalta epäolennaiset, mutta muuten tärkeät asiat ideaparkkiin odottamaan myöhempää käsittelyä.

Ideapakasta osuosittuja kokousmenetelmiä on tullut mm.  PowerPoint-karaoke, tuumatalkoot,  SWOT-roolit..

P.S. Pidän LEAD -tapahtumassa lyhyen puheenvuoron Kokousten kuolemansynneista ja annan ideoita miten osallistujia voisi aktivoida yksinkertaisin menetelmin. LEAD 2011 -tapahtuma on suunnattu asiantuntijoille ja esimiehille, jotka haluavat kehittyä omassa työssään ja johtaa myös omaa elämäänsä.

P.P.S Työn alla on kirja Kokousten seitsemän kuolemansyntiä. Kirja työstetään yhdessä Katleena Kortesuon kanssa ja sen julkaisee Talentum alkuvuodesta 2012.

Kokousten kuolemansyntejä:

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *