Kirjoitettu: 9.8.2024
Palasit lomilta takaisin toimistolle? Missäs se avainlätkä olikaan? Etämiitti odottaa, mutta salasanat hukassa? Sähköposti tukossa ja kalenteriin ilmestyy heti kolme palaverikutsua. Kuulostaako tutulta?
Entäs mites niitä hyviä palavereita oikein pidettiinkään? Näin lomakauden jälkeen me ajateltiin, että on hyvä vähän muistutella millaisista palikoista hyvät palaverit on rakennettu. Palavereita on toki monenlaisia, mutta hyviä sellaisia yhdistää muutama avaintekijä:
- Aihe ja kutsu
- Toimiva rakenne
- Selkeät lopputulemat
- Mitä tapahtuu jatkossa
Kaikki alkaa tietysti aiheen määrittelystä ja rajauksesta ja sen jälkeen hyvästä suunnittelusta. Aiheen ja osallistujalistan rajaaminen on aina tärkeää, jotta kokouksessa paikalla ovat kaikki tarvittavat henkilöt ja tilaisuudessa käytetään aikaa mielekkäällä tavalla. Kukapa meistä ei olisi joskus turhautunut huonosti järjestettyyn palaveriin?
Suunnittelussa puolestaan kannattaa muistaa pari olennaista juttua. Tarkoituksena on muodostaa hedelmällinen ja tehokas palaveri, jotta yhteisten asioiden hoitaminen edistyy ja kaikille osallistujille syntyy ymmärrys siitä, mitä on tehty, missä ollaan nyt ja mitä tehdään seuraavaksi. Hyvä suunnittelun tsekkilista löytyy täältä.
Palaveri ei kuitenkaan tarkoita pelkästään etukäteissuunnittelua ja kokouskutsujen lähettämistä. Palaverin aikana on hyvä muistaa fasilitoida tilaisuutta siten, että palaveri ei lässähdä tai lähde väärille raiteille.
Pidä huolta ajankäytöstä ja sovitusta agendasta, jotta aikaa käytetään kaikille parhaalla mahdollisella tavalla eikä aiheesta rönsyillä liikaa. Fasilitaattori ohjaa keskustelua sen verran kuin tarvitsee ja tekee yhteenvetoja ja kirkastuksia monimutkaisissa asioissa. Jos palaverin aikana tulee esille ongelmia, ideoita tai huomioita agendan ulkopuolelta, järjestä tarpeen mukaan niitä varten uusi tilaisuus, jotta ne saavat tarvitsemansa tilan ja ajan käsittelyyn. Palaverin aikana voi käyttää monenlaisia menetelmiä. Tsekkaa täältä esimerkki minkä tahansa tilaisuuden hyvästä aloittamisesta ja lopettamisesta.
Palaverin jälkeen puolestaan on hyödyllistä jakaa palaverin muistiinpanot, yhteiset digityötilat, sovitut aikataulut jatkotoimenpiteille yms. muut muistia ja tekemistä tukevat välineet kaikille osallistujille. Jos palaverissa jaettiin vastuita ja tekemistä, niin pidä erityisen hyvä huoli siitä, että jokaisella on selkeä ymmärrys siitä mitä tapahtuu seuraavaksi. Tekemisen tueksi kannattaa ottaa työkaluja ja mittareita, joiden avulla edistymistä voidaan seurata yhdessä. Täältä löydät esimerkkimenetelmiä prosessin seurantaan.
Hyvien palaverien parhaat tulokset ovat näkymättömiä ja silti erittäin tärkeitä! Tulokset näkyvät työn laadussa ja palaveriin osallistuvien fiiliksessä. Kaikkia ei voi aina miellyttää, mutta yleisesti ottaen selkeys, hyvä tekemisen meininki ja läpinäkyvä kommunikaatio toimivat paremmin kuin niiden puuttuminen.
Mukavia palavereita kaikille!
Organisaatioilla on erilaisia tapoja ja nimityksiä samoille asioille. Joillekin kokous on virallinen ja strukturoitu kun taas palaveri on rento ja vapaamuotoinen. Meidän mielestä olennainen ero ei ole käytetyssä sanassa vaan siinä, miten kokous tai palaveri palvelee sen osallistujia ja mitä siinä saadaan aikaiseksi. Tässä bloggauksessa käytetään palaveri-sanaa.
Lisää menetelmiä löydät Kokoukset ja palaverit -Ideapakasta! Pakan 40 menetelmää auttavat fasilitoimaan ja järjestämään parempia kokouksia ja palavereja. Pakka sopii sekä etä- että lähikokouksiin ja suosittelemme sitä tiiminvetäjille, projektipäälliköille, fasilitaattoreille ja kaikille, jotka haluavat kokouksista ja palavereista parempia. Lue pakasta lisää myös täältä.
