Kirjoitettu: 1.11.2024

Fasilitointi ja fasilitaattori 

Fasilitoinnilla edistetään hyvää vuorovaikutusta ja tuloksellisuutta ryhmän työskentelyssä. Käytännössä se on kokouksia, työpajoja ja yhdessä kehittämistä – niiden suunnittelua, valmistelua ja toteuttamista. Fasiltointi on tapa organisoida yhteistä tekemistä sekä valjastaa tekijöiden osaaminen yhteisen päämäärän tueksi.

Jos haluat lukea tarkemmin fasilitoinnista, täältä löytyy Ideapakan tarjonta sekä ihan oma erillinen blogikirjoituksensa Mitä fasilitointi on.

Fasilitaattorin tehtävänä  on tukea ryhmän ajattelua ja sitä kautta edistää yhdessä tekemistä. Fasilitaattori tuo työtavat ja turvallisen tilan, jossa ryhmän yhteisen tekemisen puitteet ovat kohdallaan. Fasilitaattori voi olla tiimin sisältä, saman organisaation toisesta tiimistä tai tulla vaikkapa HR:stä sparrailemaan johtoryhmää. Fasilitaattori voi myös tulla organisaation ulkopuolelta eli olla ulkopuolinen konsultti tai muu ammattitoimija, joka on otettu mukaan tiettyä tilaisuutta tai kokonaisuutta varten. Kummassakin tapauksessa on omat hyvät ja huonot puolensa.

Sisäinen fasilitaattori

+ Hyödyt:

  • Parempi ymmärrys. Sisäisellä fasilitaattorilla on arjen ymmärrys organisaation dynamiikasta ja toimintaympäristöstä. Hän tuntee organisaation kulttuurin, prosessit ja henkilöstön paremmin kuin ulkopuolinen.
  • Halvempi. Verrattuna ulkoiseen fasilitaattoriin voi syntyä kustannussäästöjä. Toki sisäinen on poissa ns. omista töistä, mutta toisaalta ei tarvitse maksaa ulkopuolisista palveluista. 
  • Arkaluontoiset asiat. Luottamuksellisten ja organisaatiolle NDA:n alaisten asioiden käsittely voi olla helpompaa. 
  • Jatkuvuus. Sisäinen fasilitaattori pystyy seuraamaan prosesseja pitkäjänteisesti ja mukautuu organisaation tarpeiden ja kehittymisen mukana .

– Haitat: 

  • Aidosti sisältöneutraali? Sisäinen henkilö saatetaan kokea puolueelliseksi ja alttiiksi sisäisille vaikutteille. Joissain tapauksissa hän voi olla jopa sokea kulttuurin ja organisaation erilaisille tekemisen vinoumille. 
  • Tuplarooli. Kollega fasilitaattorin roolissa voi olla hämmentävää osallistujille. Jos fasilitaattori on työssään muissakin vastuissa tai valta-asemassa, asema voi vaikuttaa osallistujien tekemiseen. 
  • Vastarinta. Muutoksiin liittyvä vastarinta voi olla suurempi, kun sisäisellä fasilitaattorilla on aiempia suhteita tiimiin ja on osa organisaation sisäisiä jännitteitä. 
  • Rajallinen osaaminen. Sisäinen fasilitaattori ei ole täysipäiväinen ryhmäprosessien ammattilainen ja häneltä voi puuttua kokemusta fasilitoinnista ja tietoa erilaisista menetelmistä, joilla ryhmän tekeminen pääsisi täyteen potentiaaliinsa.

Ulkoinen fasilitaattori

+ Hyödyt:

  • Neutraalius. Ulkoisella fasilitaattorilla on helpommin neutraali ja puolueeton näkökulma käsiteltävään asiaan. Ulkopuolinen näkökulma voi lisäksi auttaa tunnistamaan ongelmia, joita sisäiset ihmiset eivät näe, koska hän ei ole sidottu organisaation arkeen tai sisäisiin jännitteisiin.
  • Laajempi kokemus. Ulkoisella on yleensä monipuolisesti kokemusta hyvinkin erilaisten organisaatioiden kanssa työskentelystä ja he tuovat mukanaan uusia ideoita ja lähestymistapoja.
  • Laaja työkalupakki. Ulkoiset fasilitaattorit tuovat mukanaan erityisosaamista ja erilaisia menetelmiä. Heillä on laajempi kokemus ja monesti vielä erikoistuminen fasilitointitekniikoihin ja metodologioihin.
  • Kaikki osallistuvat. Jokainen ryhmän jäsen ja osallistuja voi keskittyä täysin fasilitointiin ja sen sisältöön ilman muita velvoitteita ryhmäprosessista.
  • Muutosagentti. Ulkoinen fasilitaattori voi toimia katalysaattorina muutokselle ja ottaa vastaan osan muutosvastarinnasta, jolloin muutoksen läpivientiin jää enemmän voimavaroja.

– Haitat:

  • Kustannukset: Ulkopuolisen fasilitaattorin palkkaaminen voi olla kallista ja yleensä on erillinen ajallinen ja rahallinen panostus.
  • Perehdyttäminen. Ulkoiselta fasilitaattorilta vie usein enemmän aikaa päästä sisälle organisaatioon ja sen dynamiikkaan ja hänen perehdyttämisensä yrityksen käytäntöihin ja kulttuuriin vie aikaa ja vaatii erillistä panostusta tilaajalta.
  • Luottamus. Riittävän luottamuksen rakentaminen osallistujiin voi olla haastavampaa, mikä taas vaikuttaa tekemisen tasoon ja voi haitata tulosten saavuttamiseen. Osallistujien voi olla vaikeaa avautua ulkopuoliselle, mikä heikentää fasilitoinnin vaikuttavuutta.

Kumpi valitaan?

Milloin pitäisi käyttää sisäistä ja milloin ulkoista fasilitaattoria ei ole mitenkään selkeää tai tarkkarajaista. Edellä pohdittiin eri näkökulmia ja on joitakin tapauksia, milloin fasilitaattori kannattaa valita sisäisesti ja milloin ottaa mukaan ulkoinen osaaja.

Valitse sisäinen fasilitaattori kun: 

  • Organisaatiossa on rahat tiukassa ja osaamista on sisäisestikin tarjolla.
  • Tarve on pidempiaikainen ja sisäinen tekijä pystyy siihen sitoutumaan siihen fasilitoinnin työmäärän suhteen.
  • Tarve fasilitaattorille vaatii organisaation erityistietämystä ja syvätuntemusta.
  • Tarve on todella nopealla aikataululla.

Valitse ulkoinen fasilitaattori kun: 

  • Osaamista tai tekijöitä ei ole organisaation sisällä tarpeeksi.
  • Kyseessä on kertatilaisuus, jolla on joko tuloksellisuuden paine tai sen käsittelyyn liittyy sisäisiä jännitteitä ja epäselvyyksiä.
  • Tarve on tehdä “jotain uutta”, oli se sitten joku energisoiva ja erilainen fasilitoinnin tapa, halu kokeilla jotain metodologiaa tai vaan tuoda fasilitointiin erilaista otetta, mihin on organisaatiossa totuttu.
  • Projekti ja ryhmäprosessi on selkeärajainen tai sen tulokset tunnistetaan ja osataan sanoittaa. Prosessi voi toki olla tapaamismääriltään avoin, mutta fasilitaattorin työ on tehty, kun tavoite on saavutettu. Tällöin ulkoisella fasilitaattorilla on ns. tulosvastuu.
  • On olennaista saada kaikki tasa-arvoisesti osallistumaan.