Kirjoitettu: 4.12.2020
Etätyöt mahdollistavat joustavampaa ajankäyttöä, mutta ajanhallinnan vinkkelistä kompastuskivenä voi olla esimerkiksi liian täyteen ahdettu kalenteri, tekemisen rikkonaisuus tai huono liikkeellelähtö eli prokrastinointi. Hyvä suunnittelu on ensisijaista ajanhallinnassa. Kuten vanha sanontakin sen toteaa osuvasti: hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.
Valmentajan tehtävänä on ohjata valmennettavaa hahmottamaan ajankäytössään sitä, mikä on tärkeää ja mikä on vähemmän tärkeää. Ajanhallinta syntyy yksinkertaisesta oivalluksesta asioiden tärkeysjärjestyksestä. Kun valmennettavan saa itse määrittelemään tehtäviensä kiireellisyyden ja tärkeyden, kykenee hän myös tehokkaammin suunnittelemaan, tarttumaan ja motivoitumaan tehtäviinsä. Menetelmiä ajanhallintaan ja suunnitteluun on monia, alla yksi esimerkki, joka toimii hyvin myös etävalmennuksessa!
Ajankäytön nelikenttä
Ajankäytön nelikenttä on menetelmä, jonka avulla hahmotetaan tehtävien ja asioiden tärkeysjärjestystä. Menetelmää voi soveltaa esimerkiksi työprojekteihin, viikottaiseen aikatauluun tai yksittäisiin palavereihin. Etäohjauksessa menetelmä toimii hyvin, sillä nelikenttää voi suunnitella helposti videoyhteyden yli yhdessä ohjattavan kanssa tai pyytää häntä laatimaan nelikenttä itsenäisesti ja käydä sitä myöhemmin yhdessä läpi. Monimutkaisia välineitä ei tarvitse, kynä ja paperia tai taulukko-ohjelma riittää.
- Piirrä nelikenttä, jonka nimeät kuvan mukaisesti.
- Kirjoita kenttiin tehtävät asiat niille kuuluville paikoille.
- Tarkastelkaa lopuksi kokonaisuutta ja varmistakaa, ovatko kaikki asiat omissa lokeroissaan. Voisiko ’ei kiireellisiä, ei tärkeitä’ -asioita jättää kokonaan pois? Mihin tuon ajan voisi käyttää?
Löydät ajankäytön nelikentän Coachingin & valmennuksen ideapakasta, yhdessä 49 muun valmennuksen menetelmän kanssa. Pakka perustuu valmentavan johtamisen, coachingin, työnohjauksen tai NLP:n yleisesti tunnettuihin ja käytettyihin menetelmiin.
